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Gestionnaire administratif

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 Ville de BOULOGNE BILLANCOURT     Titulaire ou contractuel


ville boulogne billancourt 92 recrute
31/12/2018

Descriptif et missions

Ville de BOULOGNE BILLANCOURT recrute :
Gestionnaire administratif

Sous l'autorité directe du Directeur des sports et en lien avec les chefs de Service de la direction, vous avez en charge :

- la gestion du courrier (rédaction, mise en validation, suivi, réception, transmission et envoi)
- la réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique
- l'archivage et le classement des dossiers liés à la direction
- l’organisation permanente de l’activité de la direction
- le renseignement auprès des interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- l’accueil téléphonique et physique
- l’organisation et la planification des réunions : rédaction des ordres du jour en concertation avec le cadre ou l’élu, respect des délais de transmission de documents avant la réunion, prises de notes lors des réunions et rédaction des comptes rendus,
- la recherche et la diffusion d’informations
- l'organisation du forum des activités en lien avec le chef de service des animations sportives (préparation des réunions, rédaction et envoi des courriers, compilation des informations nécessaires à l'organisation, aide à la logistique et liens avec les exposants)
- l'assistanat du Directeur Général Adjoint du pôle sport et vie associative ponctuellement

Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service.

Profil recherché

Notions d'organisation et de gestion du temps
Fonctionnement des services de la collectivité
Techniques de secrétariat
Circuits et procédures administratives
Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
Principes rédactionnels
Technique de classement et d'archivage
Technique de recueil et de traitement des données
Procédures administratives du secteur
Techniques et outils de communication
Savoir ordonnancer une note (situation, problématique, analyse, préconisation)
Connaitre les règles d'usage d'un courrier administratif
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous pour les cadres
Rédiger et mettre en forme des notes, courriers, comptes-rendus, rapports relatifs à son domaine de compétence
Gérer les demandes et informations par ordre de priorité
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
Gérer les demandes et les informations par ordre de priorité
Traiter, suivre, mettre en forme et présenter des dossiers
Appliquer les règles et les procédures du domaine dédié
Vérifier la conformité des procédures administratives
Utiliser les outils informatiques dédiés au domaine d'activité
Maîtriser la langue française : orthographe, conjugaison et syntaxe

Avantages collectifs au travail

  • Charte managériale

ville boulogne billancourt 92 emploi

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