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Gestionnaire administrative et Assistante du D.G.A.

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 VILLE de LEVALLOIS-PERRET     Titulaire


ville levallois perret 92 recrute
21/01/2019

Descriptif et missions

VILLE de LEVALLOIS-PERRET recrute :
Gestionnaire administrative et Assistante du D.G.A.

Rattachement hiérarchique direct : Directeur des Affaires juridiques et administratives
Directeur Général Adjoint des services chargé des affaires juridiques, administratives et économiques

Lien fonctionnel : Juristes de la DJA

Situation géographique : Hôtel de Ville

Horaires personnels théoriques : 8h30-17h (l’amplitude horaire est variable en fonction des impératifs du service et du régime spécifique de l’agent)




TÂCHES EN POLYVALENCE ENTRE LES GESTIONNAIRES ADMINISTRATIVES :

Gestion du secrétariat de la Direction en alternance 1 semaine sur 3 (planning adapté en fonction des congés des trois gestionnaires) :

- Enregistrement et classement du courrier - ARRIVÉE -.
- Envoi des courriers recommandés

- Traitement des Arrêtés Municipaux (dont les arrêtés du Personnel) et des Décisions Municipales.


TÂCHES PRINCIPALES :

Conseil municipal (en alternance avec une autre gestionnaire, un Conseil sur deux, sous réserves des nécessités de service) :
- Etablissement et suivi du rétroplanning du Conseil municipal.

- Rédaction de la délibération relative aux décisions municipales.
- Constitution et vérification des dossiers des réunions préparatoires (Comité de Préparation, Réunion de majorité et Commissions municipales) et du Conseil municipal.
- Préparation de la salle du Conseil municipal pour la Réunion de Majorité, les Commissions municipales et le Conseil municipal.
- Rédaction et gestion du tableau des délibérations et du tableau des votes.
- Télétransmission en Préfecture et diffusion aux services des délibérations
- Gestion des envois des différentes convocations (papier, mails et FAST) liés au Conseil municipal
- Gestion de l’envoi des mails aux personnes concernées par la dématérialisation.

- Réalisation et gestion de l’affichage du compte-rendu du Conseil sous le contrôle des juristes de la Direction.

- Gestion des - avis à la population - et des certificats d’affichage.

Missions administratives :
- Rédaction et mise en forme de correspondances et documents relevant de divers domaines.
- Recherches et diffusion d’actes administratifs (délibérations, arrêtés, etc-) selon les demandes des services.
- Mise en paiement des factures liées à l’activité de la Direction (Enregistrement dans CIVITAS, Affectation des montants dans les tableaux de suivi des contentieux et des notes juridiques, Classement, etc.).
- Gestion du répertoire des actes administratifs et du registre des actes administratifs
- Constitution du recueil des actes administratifs
- Gestion des demandes de dérogation au repos dominical des commerces
- Gestion des moyens généraux et logistique de la Direction (fournitures, etc-.)
- Élaboration et mise en forme du budget sous le contrôle du Directeur.
- Mise en forme et données chiffrées du rapport d’activité sous le contrôle du Directeur.
- Mise à jour du tableau de suivi des élus (coordonnées, délégations et désignations).
- Organisation de l’archivage.

TACHES SECONDAIRES :

- Tenue de l’agenda du D.G.A.

- Gestion des appels téléphoniques et accueil des rendez-vous du D.G.A.
- Suivi des adhésions et mise en œuvre des contrats décès et complémentaire retraite
- Gestion administrative des missions en relation avec Paris Ouest La Défense (POLD)
- Déclaration et instruction des sinistres de la Collectivité, en l’absence du gestionnaire référent
- Secrétariat du D.G.S. en cas d’absence de son assistante

Profil recherché

COMPÉTENCES REQUISES :

- Savoir-faire - :
- Qualités rédactionnelles
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Pdf, Outlook, Publisher)
- Utilisation des logiciels AIR DÉLIB, FAST, CIVITAS, LYRECO
- Bonne connaissance des circuits administratifs

- Savoir-être - :
- Qualités relationnelles et sens du service public

- Esprit d’équipe et goût pour la polyvalence
- Discrétion et Rigueur
- Disponibilité, Autonomie et Organisation

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Prise en charge Mutuelle
  • Abonnement COS ou CAS

Description de la collectivité

La Ville de Levallois, située dans les Hauts-de-Seine, aux portes de Paris, est une commune phare de l'Ouest parisien reconnue pour son dynamisme économique qui lui permet de disposer d'autant d'emplois que d'habitants (65 000). Elle offre par ailleurs un confort de vie appréciable, grâce à la qualité de ses nombreux équipements publics et de ses services, son atmosphère de village et ses 42 hectares d'espaces verts, le tout dans un environnement largement desservi par les transports en commun, dont trois stations de métro et une gare SNCF.



ville levallois perret 92 emploi

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