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GESTIONNAIRE ASSEMBLEES

Localisation recruteur Ville de SAINTE MAXIME    status candidat Titulaire ou contractuel

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ville sainte maxime 83 recrute
GESTIONNAIRE ASSEMBLEES
04/02/2021

Descriptif et missions

Ville de SAINTE MAXIME recrute :
GESTIONNAIRE ASSEMBLEES

Assurer la gestion des actes administratifs de la collectivité (délibérations, arrêtés, décisions) et gérer l’organisation des séances du conseil municipal, du conseil d’administration du CCAS et du conseil portuaire.

Gestion des assemblées (conseil municipal, conseil d’administration du CCAS, conseil portuaire):

- Gestion des travaux de préparation des assemblées
- Elaboration du calendrier et du retroplanning des assemblées,
- Elaboration et suivi des ordres du jour,
- Assistance aux services pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d’actes, annexes, notes-),
- Constitution des dossiers,
- Rédaction et envoi des convocations et des dossiers dans le respect des délais et des modalités,
- Pilotage de l’organisation matérielle des assemblées (réservation de salle, matériel, enregistrement, information des intervenants),
- Pilotage et mise en place matérielle de la commission des finances et administration générale et de la réunion de préparation de l’équipe de la majorité
- Secrétariat de l’activité
- Diffusion des informations relatives aux assemblées (aux agents de la collectivité, sur le portail, sur le site internet par divers moyens)
- Exécution et suivi des formalités postérieures (affichage, publication, notification-.)
- Formalisation et mise en signature des délibérations
- Formalisation et mise en signature des actes transmissibles (délibérations, décisions, arrêtés, conventions -)
- Exécution budgétaire du marché de sténotypie
- Diffusion des actes rendus exécutoires
- Logiciels : création de modes d’emploi ou de modèles, en collaboration avec la DSI, à destination des utilisateurs

Arrêtés et décisions:

- Rédiger et suivre les arrêtés de délégation des élus et des fonctionnaires
- Rédiger et suivre les arrêtés de nomination des représentants dans les différentes commissions, conseil et organismes extérieurs
- Rédiger des délibérations (compte rendu des décisions prises par délégation, rapport d’activité-)

Gestion des registres et recueils des actes administratifs de la commune (délibérations, arrêtés et décisions):

- Gérer la publication des actes au recueil des actes administratifs selon une périodicité définie avec la responsable de service
- compiler les registres et les transmettre pour reliure et archivage

Classement et archivage des dossiers d’assemblées (CM+CA)

Affichage en mairie et transmission des documents des instances intercommunales ou syndicats mixtes

TACHES SPECIFIQUES :

1. Gestion des assurances en cas d’absence de la gestionnaire principale

A. Gestion administrative des dossiers de sinistres :
- Gérer les sinistres liés à la responsabilité civile, aux dommage aux biens, dommage ouvrage, flotte automobile et contrats ponctuels)
- Définir les besoins de la collectivité en matière d’assurances
- Vérifier, comparer les offres et négocier des contrats avec les assureurs dans le cadre des marchés publics lancés
- Réaliser des tableaux de bord et reporting sur les sinistres de la commune
- Assurer l’exécution budgétaire des contrats d’assurances et le suivi des remboursements liés aux sinistres ( indemnisation assurance, et remboursement par les tiers responsables)

B. Analyse et mise en œuvre des contrats d’assurance :
- Analyser et appliquer les polices d’assurances
- Gérer les sinistres, en lien avec les services opérationnels, les experts, les courtiers et les assureurs
- Rédiger des courriers de recouvrement à l’attention des tiers responsables
- Rédiger les courriers de réponse au recours gracieux en matière d’assurance

C. Gestion de dossiers spécifiques d’assurance :
- Gérer des dossiers de catastrophe naturelle

2. Secrétariat
- Traitement des courriers entrants via le logiciel Post office
- Gestion des réservations de la salle des commissions

Profil recherché


- Savoir-faire :
- Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires
- Participer au contrôle juridique des actes en lien avec la responsable de services

- Savoir :
- Connaissances des logiciels d’application métiers : Outlook, Post office, OxyActes, Ciril, ASTECH, Xbus
- Règles de la comptabilité publique
- Techniques de suivi administratif et financier
- Bonne connaissance du CGCT

- Qualités et aptitudes requises de l’agent dans l’exercice de ses fonctions :

- discrétion,
- bon relationnel avec le public, les usagers, les services de la collectivité et les élus,
- capacité d’écoute,
- capacité rédactionnelle,
- autonomie,
- réactivité,
- capacité d’analyse,
- Rigueur

Avantages collectifs au travail

  • Charte managériale
  • Démarche de conseil/protection des agents
  • Congés supplémentaires
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Avancement de carrière/promotion
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement COS ou CAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • Bilan de compétence/carrière
  • Autorisations spéciales d’absence
  • RIFSEEP
  • CIA

Description de la collectivité

La Ville de Sainte-Maxime est située dans le Département du Var en région Provence-Alpes-Côte d’Azur et compte 14 263 habitants.

La Ville est membre de la Communauté de Communes du Golfe de Saint-Tropez.



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