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Gestionnaire des instances

Localisation recruteur Ville de ORLY    status candidat Contractuel

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ville orly 94 recrute
Gestionnaire des instances
02/03/2021

Descriptif et missions

Ville de ORLY recrute :
Gestionnaire des instances

Sous la responsabilité du directeur de l’administration juridique, des instances et de la commande publique, l’agent assure le bureau des instances via la gestion et la sécurisation des instances de la commune.

L’agent prépare, organise, gère et suit les bureaux, les commissions et les conseils municipaux.
Il organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la collectivité.

1/ Liste des activités constituant le cœur du métier :
- Impulser une dynamique d’évolution de l’organisation des instances (anticipation de réception des rapports et délibérations auprès des Directions ; Mise en place de tableau de bord de validation par les Directions concernées-)
- Assurer le secrétariat des bureaux, des commissions et des conseils municipaux
- Transcrire voir rédiger les rapports, décisions et délibérations
- Convoquer les membres
- Diffuser les rapports
- Centraliser et numéroter les délibérations et décisions
- Dématérialiser et transmettre des actes (délibérations et décisions) au contrôle de légalité
- Procéder à l’affichage et à la publication des actes et du compte rendu du CM
- Ventiler les délibérations et décisions aux Directions concernées
- Etablissement du compte rendu des BM, commissions et CM
- Etablir et finaliser le registre des délibérations et des décisions
- Etablir et finaliser le recueil des actes administratifs
- Aide aux élections

2/ Liste des activités complémentaires aux activités principales :
Polyvalence des agents au sein du service :
Notamment en cas d’absence d’agents :
- Assurer le bureau des assurances (Instruction et suivi des déclarations de sinistres ; Evaluer les responsabilités dans le cas de sinistres ; Statistiques des accidents et des incidents ; Elaboration de tableaux de bord et de suivi de gestion, assurer la gestion des baux particuliers)
- Assurer le bureau de l’enregistrement des actes (Centraliser, numéroter, afficher, dématérialiser et archiver les arrêtés et actes de la collectivité
- Accueil téléphonique et physique (interlocuteurs externes et internes)
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Traiter et transmettre les décisions et les notes de service ou autre document administratif
- Prendre en charge le suivi complet de certains dossiers
- Elaborer et suivre les tableaux de bord
- Enregistrer, suivre, traiter le courrier
- Gérer et transmettre les messages reçus
- Photocopier et relier des documents
- Elaborer et suivre les tableaux de bord
- Suivre l’état des fournitures administratives

Profil recherché

1/ Savoirs / connaissances théoriques:
- Connaissance de la fonction publique territoriale
- Connaissance du rôle et des compétences des Bureaux, Commissions et Conseil municipaux
- Connaissance des différents actes et de leur transmissibilité au contrôle de légalité
- Connaissance sur la tenue des registres

2/ Savoir-faire/savoirs techniques:
- Gérer et sécuriser les instances de la commune
- Concevoir le registre des délibérations et des décisions
- Contrôler le caractère exécutoire et opposable des délibérations et des décisions
- Maîtrise des technologies de l’information et de la communication
- Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique)

3/ Savoir-être
- Polyvalence
- Travail en équipe
- Capacité orale et rédactionnelle
- Capacité d’organisation et de planification
- Rigueur et discrétion professionnelle
- Ponctualité et disponibilité
- Bon relationnel
- Bonne gestion du stress
- Sens de l’écoute
- Capacité à s’adapter
- Dynamisme et réactivité

- Diplôme requis : Baccalauréat
- Niveau d’expérience souhaité : 2 à 3 ans d’expérience sur un poste similaire

Contrat de Remplacement : 6 mois

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS

Description de la collectivité

La Ville d’Orly est située dans le Département de Val de Marne (94) en Ile de France et compte 23 515 habitants.

Bordée par la Seine et à moins de 10 km de Paris, la commune d’Orly accueille sur son territoire l'aéroport mondialement connu de Paris-Orly.

Orly est membre de l’Etablissement Public Territorial du Grand Orly Seine Bièvre.



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