Assistant.e à la DGS/Secrétaire des assemblées

Sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, l’assistant(e) apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle (agenda), de gestion, de suivi des dossiers, de communication, d’information et de classement.
Il (elle) assure également la gestion et le secrétariat des assemblées (conseils et bureaux communautaires) en collaboration avec la Directrice des Assemblées.
Vos missions principales seront les suivantes :
- Secrétariat de la Direction Générale des Services
En relation directe avec la direction générale :
- Gérer l’agenda, les rendez-vous de la DGS, planifier les réunions et contrôler les échéances diverses.
- Suivre la boîte mail du secrétariat du Président, transmettre les informations aux services.
- Traiter le courrier, les mails et les appels téléphoniques de la Direction Générale et suivre le courrier arrivé et les parapheurs.
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques : courriers, documents de présentation, classement et archivage des dossiers.
- Etablir une relation de confiance avec la DGS et les élus.
Lien entre les services et la direction générale (signature de courriers, prise de rdv).
- Participer aux réunions et commissions, notamment en matière de dialogue social : gérer les plannings des CST, relire et envoyer les dossiers de séance, prendre des notes, rédiger les comptes-rendus et en assurer la transmission.



- Assurer la diffusion d’information entre les syndicats intercommunautaires (de rivières, de déchets) et autres instances et les services concernés.
- Suivre l’exécution budgétaire du service, assurer l’intendance et les commandes pour les réunions.

- Gestion administrative et logistique des assemblées : bureaux et conseils communautaires
- Assurer la logistique de préparation des assemblées, en lien avec les services intéressés.
- Assurer les travaux bureautiques et leur transmission aux personnes concernées, dans le respect des échéances : suivi de l’élaboration des projets de délibérations, relecture des documents, ordre du jour, convocations, rapports, annexes.
- Transmission des documents aux élus via un logiciel dédié (Blcab) et suivi des présences et procurations. Mise à jour du fichier des élus de la collectivité.
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les comptes-rendus, les procès-verbaux et en assurer le suivi jusqu’à leur validation.
- Transmettre les actes au contrôle de légalité via un logiciel dédié (Ixbus) et récupération des différents actes réglementaires (notamment délibérations et décisions).
- Suivi des circuits de signature des actes (délibérations, décisions, arrêtés et conventions).
- Veiller au respect des obligations de publication et d’affichage (tenue des registres notamment).
- Gestion des archives, classement.

CONDITIONS DE TRAVAIL
Temps de travail : 36 heures hebdomadaires + 5 jours de RTT
Présence en soirée lors des assemblées et très ponctuellement lors de réunions
Rémunération statutaire + régime indemnitaire selon l’expérience
CNAS selon le statut
Participation employeur à la complémentaire santé du foyer
Prévoyance de groupe avec participation de l’employeur