Responsable cellule administrative

Contexte :
La communauté d’agglomération Territoires vendômois (CATV) a pris les compétences eau potable, assainissement, eaux usées et pluviales au 1er janvier 2020. L’organisation et la gestion de ces services est assurée par la direction mutualisée des cycles de l’eau (DCE). La direction se structure pour intégrer les anciens services, définir et mettre en œuvre une politique globale de la gestion de l’eau à l’échelle de Territoires vendômois (y compris GEMAPI et ANC), optimiser les services et leur mode de gestion. Actuellement, les services sont exploités pour partie en régie et pour partie en délégation de service public. Depuis le 1er janvier 2020, une régie pour l’eau potable et une régie pour l’assainissement sont créées pour lesquelles il faut réaliser un certain nombre de tâches supplémentaires dont la facturation et plus complexes comme l’élaboration budgétaire, la passation et le suivi des commandes, la préparation des délibérations et décisions ; ou de tâches en volume plus important (bons de commande, visas de factures, suivi de subvention, de contrats et marchés publics,-) tout en assurant l’organisation administrative de la cellule.
Le poste proposé est basé à Vendôme.

Principales activités:

Management:
- Encadrer les assistantes administratives;
- assurer l’organisation de la cellule;
- définir et suivre le planning de l’accueil (téléphonique, boite mails) ;
- assurer la continuité de service de service (gestion du courrier, gestion logistique) ;
- coordonner et gérer les activités du secrétariat (organisation des dossiers, archivage, organisation de réunions et manifestations, prise de rendez-vous et tenue des plannings des agents et de la directrice) ;
- organiser l’accueil des nouveaux arrivants.

Coordination et mise en œuvre de la gestion administrative et comptable de la direction :

- Elaborer des délibérations, décisions et conventions ;
- préparer les dossiers de demandes de subventions, tenir à jour les tableaux de suivi, assurer le suivi des versements et des délais de validité des aides ;
- assister les agents de la direction dans l’élaboration et le suivi des marchés publics ;
- suivre l’exécution budgétaire en lien avec la direction des finances (participation à la préparation des budgets, suivi des crédits, vérification des bons de commande, demandes de crédits, tenue à jour du tableau de suivi des investissements, suivi des reversements des redevances eau et assainissement),
- traiter les réclamations et questions des usagers et administrés ;
- suivre la réalisation de la facturation interne et externe.