Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Assistant de gestion d'Agence Solidarités H/F - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA COTE D OR (Côte-d'Or 21 - Bourgogne-Franche-Comté)

offre emploi conseil general cote or 21
Assistant de gestion d'Agence Solidarités H/F

 CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA COTE D OR  |  Titulaire ou contractuel



PARTAGER

filière offre
Filière : Administrative
familles de métiers
Métier : Social, Santé - Médico-social
Catégorie : B
cadre d'emploi
Rédacteur territorial
contrat offre
CDD ou titulaire
lieu de travail
TALANT (Bourgogne-Franche-Comté)
status offre
Titulaire ou contractuel
étude demandée
Expérience : Indifférent
salaire emploi
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Date limite : 03/10/2022
conseil general cote or 21 recrute
Poste ouvert en recrutement
19/09/2022

Descriptif et missions

Assistant de gestion d'Agence Solidarités H/F
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA COTE D OR recrute :
Assistant de gestion d'Agence Solidarités H/F

Au sein de l'Agence Solidarités Côte-d'Or Talant-Chenôve,


1- Assiste le Chef d’Agence et l’équipe d’encadrement et garantit la circulation de l’information et de la communication externe et interne :

- Assure le secrétariat du Chef d’Agence et de l’équipe d’encadrement : élabore des notes, synthèses, documents et outils de gestion, tableaux de bord ; participe aux réunions, prise de notes et compte-rendu,
- Elabore en lien avec l’équipe d’encadrement des procédures et des supports techniques,
- Assiste les adjoints dans les tâches liées à la gestion de l’Agence en lien avec les secrétaires d’accueil,
- Assiste l’équipe d’encadrement dans le suivi des enveloppes Aides Financières déconcentrées,
- Gère et suit les enveloppes budgétaires (fonctionnement, actions collectives),
- Assure un suivi des dossiers (rappels des échéanciers, relance, classement),
- Elabore en lien avec l’encadrement le bilan d’activité annuel,
- Réalise des reportings mensuels et ponctuels sur l'activité des professionnels de l'Agence
- Réalise des supports de communication à destination des partenaires, et des recherches documentaires diverses : collecte, synthèse d’informations, sélection et propositions,
- Assure des tâches administratives liées à différents projets institutionnels (référentiel, groupes de travail divers),
- Est garant du circuit de courrier entre l’Agence, les Espaces et le Pôle,
- Diffuse l’information et la documentation à l’ensemble du personnel.

2- Coordonne techniquement les activités des secrétariats de l’Agence et des Espaces :

- Est garant du respect des Guides - courriers - et - accueil - et des écrits professionnels,
- Est garant des règles liées au bon usage de l’arborescence informatique,
- Organise et anime les réunions de secrétariats, en lien avec le Chef d’Agence et ses Adjoints selon les pratiques et les objectifs définis par l’Institution ou l’Agence,
- Conseille et accompagne les secrétaires dans la mise en place des nouvelles procédures institutionnelles,
- Participe à l’accueil (physique et téléphonique) des partenaires, élus, entreprises et particuliers.

3- Participe à la gestion et au suivi des demandes concernant les ressources humaines, en lien avec le Référent RH du Pôle :

- Gère au quotidien les congés, absences de l’ensemble des professionnels,
- Gère, en lien avec le référent Ressources Humaines du Pôle Solidarités :
- les mouvements de personnels et les temps partiels,
- le dossier annuel des évaluations en lien avec le Chef d’Agence,
- les accidents de travail, les fiches de signalement Hygiène et Sécurité, les demandes RQTH,
- le dossier - analyse de la pratique professionnelle -,
- Assure la diffusion et le suivi des offres de formation (catalogues, plaquettes, courriels -),
- Prépare la prise de poste des nouveaux arrivants, les rencontre, les informe sur l’organisation de l’Agence, les circuits de l’information, la gestion du personnel.

4- Gère les moyens logistiques de l’Agence en lien avec le Chef d’Agence et les Adjoints :

- Assure le suivi du parc automobile en lien avec les secrétaires d’Espace,
- Centralise et suit les commandes de matériels et de fournitures,
- Participe à l’aménagement des locaux en lien avec les différents intervenants,
- Veille au bon fonctionnement des équipements et des locaux au sein de l’Agence et des Espaces (maintenance, travaux, réparations-), téléphonie, informatique,
- Gère l’utilisation des salles de réunion du site de l’Agence.

5- Contribue à la mise en œuvre des projets du Pôle Solidarités :

- Participe aux projets de réorganisation des activités administratives et logistiques du Pôle,
- Elabore de nouvelles procédures, de nouveaux schémas en lien avec des chefs de projets.

Contexte particulier :

-Formations (suivies ou à suivre) : logiciel bureautique et spécifique (Traitement de texte, tableur, présentation - diaporama -, Portail SOLIS, KOLOK, E-Mission, Easy Vista, Business Object)
- travail en complémentarité avec la secrétaire d’Agence
- travail à temps complet souhaité avec une disponibilité horaire en fonction des besoins et des contraintes de l’Agence
- obligation de réserve et de confidentialité

Profil recherché

Assistant de gestion d'Agence Solidarités H/F
TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES

Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES

Connaître le cadre de l’intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil Départemental
Assister l’encadrement dans le fonctionnement et l’organisation du service, notamment en assurant l’interface entre l’encadrement et les collaborateurs du service, les services centraux, les partenaires et étant force de proposition
Décliner à son niveau la démarche de conduite du changement défini au niveau supérieur
Accompagner les nouveaux arrivants
Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte et concevoir des supports de communication
Participer à la mise en œuvre d’une opération / d’un projet en tant que membre d’une équipe
Assurer la coordination du fonctionnement du service sur différents volets (logistique, RH, locaux, organisation, etc.)
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de sa hiérarchie
Connaître l’organisation et les services de la collectivité ou de l’établissement
Assurer la coordination administrative des secrétariats du service

Avantages collectifs au travail

Assistant de gestion d'Agence Solidarités H/F
  • Charte managériale
  • Charte des valeurs/éthique
  • Démarche de conseil/protection des agents
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Amicale du personnel
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • Bilan de compétence/carrière

Description de la collectivité

Assistant de gestion d'Agence Solidarités H/F


candidature rapide  POSTULER À ASSISTANT DE GESTION D'AGENCE SOLIDARITÉS H/F

Postuler avec mon compte candidat


Mon CV
 
Mon adresse email


Personnaliser la lettre de motivation
et la soigner si poste différent de celui exercé actuellement.


OU



En postulant, j'accepte les conditions d'utilisation





conseil general cote or 21 emploi




Parcourir tous les postes de cette famille de métier



Métier/poste :  Conseiller en insertion professionnelle , Une secretaire medicale , Un responsable du secteur maintien a domicile , Un·e conseiller·ere d’insertion , Infirmière en santé au travail, Un référent médiation socio-culturelle , Un.e conseiller.ère en prévention des risques professionnels, Chargée de mission egalité des droits et lutte contre les discriminations, Animateur/trice socioculturelle, Assistant de direction - direction de la santé- f/h, Un référent famille et parentalité , Médiateur habitat et cadre de vie , Animateur centre social – cadre de vie/solidarités en renfort de l’équipe actuelle , Auxiliaire de puériculture, Une chargee de mission emploi relations entreprises, ...

VOIR TOUTES LES OFFRES
 


CRÉER UNE ALERTE

Recevoir des offres similaires
par e-mail




Offres d'emploi similaire à Assistant de gestion d'Agence Solidarités H/F

offre emploi territorial CONSEIL DEPARTEMENTAL DES HAUTES ALPES
Conseillère conjugale et familiale - agence territoriale gap-drac-buëch - maison des solidarités gap-cézanne cadre d’emplois : assistant socio-éducatif – attaché - rédacteur protection maternell ...
offre emploi territorial MAIRIE DE GENNEVILLIERS
Sous l’autorité de l’adjoint(e) au responsable de service, le responsable de secteur a pour mission: - encadrer et évaluer le travail d’une équipe d’aides à domicile en étroite collaboration avec le ...
offre emploi territorial Communauté D'AGGLOMERATION  DU GRAND VILLENEUVOIS
Rattaché(e) à une direction en charge notamment de la santé, en cours de structuration, vous êtes responsable de la conception et du déploiement d’un plan de redynamisation de l’offre de soins du ville ...