Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Assistant(e) de Direction - DEPARTEMENT DE LA NIEVRE (Nièvre 58 - Bourgogne-Franche-Comté)

offre emploi conseil general nievre 58
Assistant(e) de Direction

 DEPARTEMENT DE LA NIEVRE  |  Titulaire ou contractuel



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filière offre
Filière : Administrative
familles de métiers
Métier : Direction générale
Catégorie : B
cadre d'emploi
Rédacteur territorial
contrat offre
CDD ou titulaire
lieu de travail
NEVERS (Bourgogne-Franche-Comté)
status offre
Titulaire ou contractuel
étude demandée
Expérience : 2 à 3 ans
salaire emploi
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Date limite : 23/12/2022
conseil general nievre 58 recrute
Poste ouvert en recrutement
30/11/2022

Descriptif et missions

Assistant(e) de Direction
DEPARTEMENT DE LA NIEVRE recrute :
Assistant(e) de Direction

L'assistant-e de direction est en charge de la gestion des impératifs de l'agenda du Directeur et de la Cheffe de Cabinet, assure l’accueil de leurs interlocuteurs, est garant-e de la bonne exécution des directives données.
Gestion des demandes adressées au Directeur de Cabinet et à la Cheffe de Cabinet et aux collaborateurs du Cabinet
Rédaction ou mise en forme de lettres, note, comptes rendus, accusés de réception
Suivi et partage de l'information entre le Cabinet et la Direction Générale
Réception et tri du courrier
Relecture des lettres et notes soumises à la validation de l'exécutif
Transmission aux élus des notes au Bureau départemental, préparation des dossiers
Gestion des agendas du Directeur de Cabinet et de la Cheffe de Cabinet
Préparation (organisation, logistique, déplacements, préparation des dossiers) des réunions du Directeur de Cabinet et
de la Cheffe de Cabinet et des collaborateurs du Cabinet
Accueil téléphonique
Lien avec les assistantes de direction de la direction générale
Suivi administratif de l’Association des Anciens Conseillers Généraux retraités
Assure l’organisation du classement des dossiers du cabinet
Participe à l’organisation d’événements avec le Président
Les assistant-e-s sont soumis-e-s à une obligation de discrétion renforcée eu égard aux informations auxquelles ils/elles ont accès.

Réception et tri du courrier :
- réception du courrier
- veille à l’enregistrement du courrier dans le logiciel courrier
- vigilance à l'importance du courrier et au délai de réponse ou à la date de la réunion en cas d'invitation
- dispatching vers les interlocuteurs concernés
- suivi dans le logiciel courrier
- Elaboration d’accusés de réception

Gestion des demandes adressées au Directeur et à la Cheffe de Cabinet, aux collaborateurs de Cabinet :
- filtrage des communications téléphoniques et sollicitations reçues
- transmission des demandes avec éléments de réponse
- rappel pour qu'une réponse soit apportée

Suivi et partage de l'information entre le Cabinet et la Direction Générale en lien avec les assistantes de direction de la
Direction générale :
- recensement des demandes faites par le Cabinet
- demande d'éléments à la Direction générale
- suivi du traitement de la demande
- partage du suivi et de la décision avec les assistant-e-s de direction de la Direction générale

Rédaction ou mise en forme de lettres, notes, comptes rendus :
- relecture des parapheurs pour demande de correction si nécessaire auprès des assistantes de direction de la
Direction générale
- rédaction de courriers et notes pour le Directeur, la Cheffe de Cabinet et les collaborateurs
- Suivi et mise à jour des bases de données Cabinet
- Suivi administratif et comptable de l’Association Départementale des Anciens Conseillers Généraux

Relecture des lettres et notes soumises à la validation de l'exécutif :
- réception des parapheurs
- relecture des documents avant visa du Directeur de Cabinet
- après visa du Directeur de Cabinet information aux assistantes de direction de la Direction générale si annotation ou
retour pour complément
- suivi des parapheurs dans le logiciel courrier
- vigilance au retour après visa du Président ou Vice-président si annotations particulières
- transmission à la Direction générale des notes et courriers signés

Gestion des agendas du Directeur et de la Cheffe de Cabinet
- gestion des agendas
- lien avec le secrétariat du Président et les assistant-e-s de direction de la Direction générale
- collecte d'éléments pour les rendez-vous
- préparation des dossiers

Préparation des réunions du Directeur et de la Cheffe de Cabinet :
- préparation des dossiers
- anticipation de la demande

Gestion des réunions de Cabinet :
- programmation des réunions dans les agendas
- envoi des ordres du jour
- participation aux réunions et rédaction des comptes rendus
- diffusion des informations et documents utiles aux réunions

Profil recherché

Assistant(e) de Direction
Connaissance de la fonction publique et de la collectivité
Bonne qualité rédactionnelle et de synthèse
Maitrise des outils informatiques

SAVOIR ÊTRE:

discrétion
disponibilité
qualités relationnelles
anticipation
autonomie
réactivité
EC20646

Avantages liés au poste

Assistant(e) de Direction
  • Téléphone portable
  • Ordinateur portable
  • NBI
  • Télétravail
  • Horaires variables

Avantages collectifs au travail

Assistant(e) de Direction
  • Compte-Epargne Temps
  • Amicale du personnel
  • Régime indemnitaire

Description de la collectivité

Assistant(e) de Direction


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conseil general nievre 58 emploi




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Métier/poste :  Assistant de direction générale - office manager , Assistant de direction pour la direction generale, Assistante de direction, Une assistante de direction , Chargée du protocole et des réceptions - cabinet du maire, Assistant du maire , Community manager / assistante de la direction de la communication et de l’événementiel, Assistant de direction f/h, Assistante de direction au cabinet de la présidente, Une assistante chargée de mission de la direction générale adjointe , Une assistante de direction , chargé.e de prévention de la délinquance et tranquillité publique , Assistant de dga, Assistante du chef de service archives et documentation , Assistante / assistant de direction, ...

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