ASSISTANT (H/F)

Au sein du Service Implantation et Développement des Entreprises, et sous la responsabilité de la Responsable du Service Implantation et Développement des Entreprises, l’assistant(e) aura particulièrement pour mission de(d’) :

- Assurer la réception des appels et leur orientation, prendre des messages, accueillir les visiteurs, traiter des appels simples,
- Gérer les agendas, classer et archiver les principaux dossiers dans le réseau informatique
- Organiser les rendez-vous et les réunions (y compris dans leurs dimensions logistiques),
- Traiter le courrier et les parapheurs en arrivée et en départ,
- Mettre en forme des courriers, notes et comptes rendus, présentations powerpoint, utiliser le logiciel ACROPOLIS d’enregistrement/consultation courriers,
- Prendre des notes, rédiger des relevés de conclusions,
- Concevoir et réaliser des tableaux de suivi
- Envoyer des courriers en publipostage, par mail ou via un outil dédié,
- Apporter son appui dans l’organisation des opérations de promotion économique du territoire (salons, événementiels thématiques-), et l’élaboration d’outils d’accompagnement des entreprises,
- Aider les chargés de mission et participer à l’enrichissement de la base de données - entreprises - (AGDE),
- Suivre le calendrier des instances. Saisir dans le logiciel OXYAD dédié, les délibérations, arrêtés, etc- réalisés par l’équipe du Secteur, et s’assurer de la validation des documents par les différents niveaux hiérarchiques,
- Saisir le budget annuel du Service Implantation et Développement des Entreprises, et à l’aide du logiciel métiers CIRIL, suivre son exécution, établir et transmettre les bons de commandes, traiter les factures. Suivre l’état de consommation de chaque poste,
Travailler en étroite collaboration avec la deuxième assistante du service et assurer son remplacement en cas d’absence ou de congés.