CHARGE / CHARGEE D’ARCHIVES

Place du poste et champ de relations :

Situé au sein de la Direction de la Politique Sportive (DPS), le pôle formation a pour vocation d’assurer les missions de formation des cadres, de valorisation et diffusion des connaissances et de capitalisation des savoirs de l’expérience dans le champ de la performance sportive.
Le pôle formation positionne ses actions auprès des acteurs de la performance dans leur quête de la médaille olympique et paralympique (entraîneurs et staffs des équipes de France, cadres du sport, chercheurs, étudiants, etc.).

Sous l’autorité hiérarchique directe du/de la responsable de l’Unité Production et Diffusion des Connaissances (UPDC), le(la) chargé(e) d’archives a pour mission de préserver, d’enrichir et de faire connaitre le patrimoine dont il/elle a la charge en assurant la collecte, le classement, la conservation, la communication et la valorisation des archives et données produites par l’ensemble des entités de l’établissement (1 direction générale, 1 direction des relations internationales, 1 mission Grand INSEP, 2 directions générales adjointes composées chacune de 5 pôles).

L’UPDC est composée de de 15 agents issus des métiers des bibliothèques, de l’édition, de la documentation, des archives et de l’image.

Missions et activités du poste :

Soutenir la mise en œuvre la politique d'archivage des documents et données de l'établissement en appui des différentes entités et ainsi contribuer à la constitution du patrimoine national :
- Mettre en œuvre les processus de collecte, d'évaluation, de tri et de sélection des documents d'archives
- Établir des tableaux de gestion mixtes et autres outils d'harmonisation de la production documentaire, en conformité avec les dispositions légales et réglementaires et les besoins des services
- Sensibiliser et former des producteurs de documents et données à la bonne gestion de leurs archives
- Apporter aide et conseil aux services producteurs/versants
- Évaluer, avec les producteurs de documents et de données, les besoins en archivage à court, moyen et long terme.
- Assurer le récolement permanent et assurer la bonne conservation et l'intégrité des fonds.
- Organiser et contrôler les opérations de classement et rédiger des instruments de recherche via le logiciel Mnesys.
- Préparer les éliminations réglementaires (sélection des articles, rédaction des bordereaux d’élimination, transfert et destruction des documents) ;
- Gérer et garantir la juste communication des documents, en application des dispositions légales et des règles de communicabilité, dans le respect des droits et des personnes et de l'accès à l'information.
- Assurer une veille métier et technologique pour faire évoluer les outils et procédures (veille sur l'archivage électronique notamment).
- Assurer la liaison avec l'administration des Archives de France.
- Administrer, gérer et enrichir le système d'information documentaire dédié à la gestion des archives (Mnesys).
- Gérer les moyens matériels et participer à l'exécution administrative et budgétaire de l'activité archives.
- Accompagner un agent de catégorie B et un agent de catégorie C dans des tâches de récolement et d’indexation alphabétique de dossiers.
- Participer au groupe de travail RGPD piloté par le DPD de l’établissement : déterminer les durées de conservation des données, réaliser des fiches de traitement des données.

- Savoirs et compétences spécifiques :

- Connaissance approfondie du cadre législatif, des règles de droit qui régissent la déontologie du métier, notamment en matière de communication d’archives, de durées légales de conservation et de propriété intellectuelle.
- Connaissance approfondie des règles de gestion des archives publiques (courantes, intermédiaires et définitives), notamment les procédures réglementaires et normatives
- Connaissance approfondie des normes et des techniques de traitement des fonds (classement, catalogage).
- Connaissance approfondie des règles de conservation et des normes applicables à la conservation des différents supports de production d’archives.
- Culture du sport de haute performance (connaissance générale ou à acquérir progressivement)
- Systèmes d'information documentaire (connaissance générale)
Maîtrise du cadre juri-di-que et des tech-ni-ques spé-ci-fi-ques aux archi-ves électroniques.