Assistant administratif du service Commerce (F/H)

Placé au sein du service Commerce, ce poste est en binôme avec le Service Mobilités - Voirie afin de consolider la rédaction, la gestion et le suivi des arrêtés d’occupation du domaine public, et leur mise en œuvre. Il s’intègre aussi dans la polyvalence de l’accueil au sein de la Direction des Service Techniques.
Au sein du service commerce, vous assurez le secrétariat et le suivi administratif du service sur ses principaux volets : commerce sédentaire et non sédentaire, occupation du domaine du public, animations.

A ce titre vous êtes placé sous l’autorité de la responsable de service Commerce ; les missions relatives aux arrêtés d’occupation du domaine public du service Mobilités Voirie se feront quant à elles sous l’autorité du directeur adjoint des services techniques


VOS MISSIONS

Assurer l’accueil téléphonique et physique du service :
Accueil physique et téléphonique du service
Organisation de réunions et tenue de l’agenda de la responsable, contrôle des échéances : coordination avec les secrétariats; réservation de salles ; courriers et mails d’invitation ;

Traiter les différents documents administratifs du service :
Mise en forme des courriers du service selon la charte graphique, suivi du circuit de visas et de signature et envoi
Rédaction de courriers simples
Rédaction des actes administratifs, des arrêtés d’occupation du domaine public notamment, pour les services Commerce et Mobilités - Voirie
Gestion du courrier entrant et sortant du service notamment lié au traitement des DIA et des demandes des commerçants
Prise des notes, rédaction des comptes rendus de réunion pour diffusion

Suivre les dossiers du service et les outils de pilotage :
Gestion des tableaux de suivi (DIA, demandes de terrasses, liste des commerçants du marché)
Suivi des différents appels à candidatures et traitement des offres (rétrocessions des baux commerciaux, animations, food trucks)
Prendre en charge des aspects logistiques (gestion du stock de fournitures bureautiques, photocopieur, etc...)

Organisation des réunions et des prises de RDV avec les commerçants
Gestion de la boite mail générique - Commerce -
Classement des documents du service
Archivage en lien avec le service des archives

Les activités principales sont :
Suivi administratif des autorisations d’occupation du domaine public (travaux, manifestations, terrasses, food trucks)
Enregistrement et suivi des déclarations d’intentions d’aliéner (DIA)
Suivi administratif des conventions et contrats gérés par le service
Gestion financière du service en lien avec la responsable (bons de commande, factures-)
Accueil téléphonique : fournir un premier niveau d’information et prendre des messages