Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Assistant de Direction (H/F) - Montluçon communauté (Allier 03 - Auvergne-Rhône-Alpes)

offre emploi communaute agglomeration montlucon 03
Assistant de Direction (H/F)

 Montluçon communauté  |  Titulaire ou contractuel



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filière offre
Filière : Administrative
familles de métiers
Métier : Population-Administration Générale
Catégorie : C
cadre d'emploi
Adjoint administratif territorial-AAT
contrat offre
CDD ou titulaire
lieu de travail
MONTLUCON (Auvergne-Rhône-Alpes)
status offre
Titulaire ou contractuel
étude demandée
Expérience : Première expérience
salaire emploi
Rémunération statutaire + rifseep
Date limite : 16/12/2023
communaute agglomeration montlucon 03 recrute
Poste ouvert en recrutement
16/11/2022

Descriptif et missions

Assistant de Direction (H/F)
Montluçon communauté recrute :
Assistant de Direction (H/F)

Montluçon Communauté recrute un Assistant de Direction (H/F)
Poste à pourvoir au sein de la Direction des Transitions Ecologiques, Energétiques, Habitat et Logement
Cadre d’emplois des Adjoints administratifs

Descriptif :
Au sein de la Direction Transitions écologiques, énergétiques, habitat / logement et placé sous l’autorité du Directeur, l'Assistant de direction assure le suivi administratif de la Direction et veille à ce que les attentes du Directeur soient suivies d'effet auprès des équipes.

Missions principales :
1. Appui dans la gestion administrative de la Direction :
Réception des appels téléphoniques et accueil physique ; -Gestion des congés, absences, heures supplémentaires ; -Gestion et suivi du courrier (récupération, enregistrement, distribution et envoi) ; -Soutien aux agents de la Direction pour la planification de réunions ou événements complexes ; -Suivi (et ponctuellement mise en forme / relecture) des dossiers administratifs, courriers et de documents spécifiques (rapports, délibérations, notes...) ; -Assurer le suivi des rapports sous Airs Delib et tenir des tableaux de bord sur l'activité de la direction ; -Tri, classement et archivage des documents selon les procédures mises en place au sein de la collectivité et en fonction des spécificités des documents propres aux différents services de la direction ; -Inventaire et commande des fournitures de bureau ; -Organiser les commissions thématiques, planifier et assurer l'intendance des réunions, collecter des informations et préparer des dossiers dans le respect des délais, diffuser des rapports aux élus

2. Appui aux équipes sur les volets commande publique et suivi budgétaire :
Soutien aux équipes dans le lancement de procédures de marchés publics ; -Suivi administratif des procédures achats et marchés publics : aide à la rédaction des bons de commande, suivi des factures- ; -Support aux services opérationnels pour la rédaction des pièces techniques des dossiers de consultation des entreprises ; -Lien avec la commande publique pour le montage des documents administratifs associés ; Veille et sécurisation juridique des procédures de commande publique ; -Soutien aux équipes dans le suivi budgétaire de la Direction

3. Appui au niveau du service habitat / logement (HL) (1 demi-journée / semaine) :
Instruction des subventions aux propriétaires (notifications et paiements) dans le cadre des programmes d'aides à l'habitat (OPAH, Action Cœur de Ville, Requalification de centre-bourg) et remplissage et suivi des tableaux de bord en partage avec l'opérateur externe et tableau de suivi interne ; Gestion des factures trimestrielles de prestations pour les opérations programmées d'amélioration de l'habitat (relecture, vérification et validation sur Astre) ; -Appui à l'organisation des différentes instances de pilotage des programmes

Profil recherché

Assistant de Direction (H/F)
Formation de niveau BAC ou BAC +2 en secrétariat, gestion, comptabilité, droit – Connaissance des techniques de secrétariat – Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique - Maîtrise des outils informatiques - Bonne expression écrite et orale – Maîtrise de la grammaire et de l’orthographe – Capacités à rédiger et mettre en forme divers documents – Savoir hiérarchiser les informations – Faire preuve de rigueur, d’autonomie et de réactivité dans le travail – Sens de l’organisation – Aisance relationnelle – Sens du service public – Discrétion

Les entretiens de recrutement se dérouleront semaine 52 ou 01
EC19928

Avantages collectifs au travail

Assistant de Direction (H/F)
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Avancement de carrière/promotion
  • Abonnement COS ou CAS
  • ARTT
  • Autorisations spéciales d’absence
  • RIFSEEP
  • CIA
  • Gratification pour les médailles du travail

Description de la collectivité

Assistant de Direction (H/F)


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Métier/poste :  Emploi saisonnier - agent administratif et accueil au service citoyenneté , Agent d’accueil secrétariat , Agent chargé d'accueil , Agent administratif et d'accueil , Agent d’accueil et standardiste, Agent d'accueil polyvalent pour le service iris - cdd 3 mois, Assistante / assistant de gestion administrative , Agent d'accueil , Assistant administratif , Agent d’accueil et de caisse - emploi saisonnier, Agent d'accueil polyvalent , Agent administratif polyvalent centre de vaccination , Agents d'accueil physique et téléphonique, Assistant direction evènementiel, protocole et vie associative , Assistant administratif polyvalent , ...

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