Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Assistant(e) administratif(ve) au Secrétariat Général - Ville de CONFLANS-SAINTE-HONORINE (Yvelines 78 - Île-de-France)

offre emploi ville conflans sainte honorine 78
Assistant(e) administratif(ve) au Secrétariat Général

 Ville de CONFLANS-SAINTE-HONORINE  |  Titulaire ou contractuel



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filière offre
Filière : Administrative
familles de métiers
Métier : Direction générale
Catégorie : C
cadre d'emploi
Adjoint administratif territorial-AAT
contrat offre
CDD ou titulaire
lieu de travail
CONFLANS-SAINTE-HONORINE (Île-de-France)
status offre
Titulaire ou contractuel
étude demandée
Expérience : 2 à 3 ans
salaire emploi
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Date limite : 01/08/2022
ville conflans sainte honorine 78 recrute
Poste ouvert en recrutement
23/06/2022

Descriptif et missions

Assistant(e) administratif(ve) au Secrétariat Général
Ville de CONFLANS-SAINTE-HONORINE recrute :
Assistant(e) administratif(ve) au Secrétariat Général

Le poste d’Assistant(e) administratif(ve) au Secrétariat Général est un rouage essentiel de la Direction générale.
Rattaché(e) à la responsable du Secrétariat général, vous jouez un rôle prépondérant dans la transmission des informations relatives à l’activité municipale.
Vous assurez le traitement et le suivi des courriers et mails entrants de la Ville et avez en charge la gestion des affaires courantes de la Direction en binôme avec l’assistante de direction.
Vous serez administrateur du logiciel de courrier et accompagnez les collègues en cas de difficultés.
Pour mener à bien ces missions, vous sollicitez régulièrement l'ensemble des services et les partenaires extérieurs.
Outre les activités de secrétariat, vous participez activement à la labellisation Qualivilles dans laquelle la Ville est engagée.
Vous assurez l’intérim en l’absence de la responsable du Secrétariat général.

1) Fonctions administratives

- Accueil physique et téléphonique de la Direction Générale.
- Gestion du courrier de la mairie à l’aide du logiciel de courrier :
o Réceptionner les courriers entrants
o Trier et affecter les courriers aux bons destinataires (services et élus)
o Enregistrer les courriers sur le logiciel courrier
o Suivre et mettre à jour les données et circuits associés
o Traiter les demandes de réaffectation en cas d’erreur ou de refus de prise en charge
- Gestion et traitement des mails entrants et sortants de la ville.
- Rappel des informations importantes et transmission des messages.
- Assure le suivi du logiciel du courrier (en lien avec le service Informatique), accompagne les utilisateurs, forme les nouveaux collègues, assure les mises à jour.
- Organisation et planification de réunions.
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique et organisation du classement et de l’archivage si besoin.
- Préparation et élaboration du Recueil des Actes Administratifs.
- Tâches administratives.

2) Fonctions liées au Conseil municipal en lien avec le service Juridique

- Soutien éventuel à la préparation du Conseil municipal.
- Participation à la mise en place de l’affichage de l’ordre du jour et du compte-rendu du Conseil municipal.
- Mise à jour et tenue du registre des délibérations.
- Mise à jour et tenue des tableaux de suivi des délibérations et décisions municipales.

- Transmission de tous les actes administratifs au contrôle de légalité via la plateforme - Fast - : décisions municipales, arrêtés et délibérations

Profil recherché

Assistant(e) administratif(ve) au Secrétariat Général
- Connaissance du fonctionnement territorial apprécié
- Bonnes connaissances des techniques d’accueil physique et téléphonique
- Bonnes connaissances en bureautique et secrétariat


QUALITES REQUISES

- Sens du service public et aptitude aux relations humaines
- Sens de l’écoute et du contact avec le public
- Rigueur et méthode
- Très bonne présentation et respect des horaires
- Discrétion et réserve professionnelle
- Disponibilité et capacité d’adaptation aux nécessités de service

Avantages liés au poste

Assistant(e) administratif(ve) au Secrétariat Général
  • Télétravail

Avantages collectifs au travail

Assistant(e) administratif(ve) au Secrétariat Général
  • Prime de fin d’année
  • Congés supplémentaires
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Prise en charge Mutuelle
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • RIFSEEP
  • CIA

Description de la collectivité

Assistant(e) administratif(ve) au Secrétariat Général


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Métier/poste :  Agent polyvalent unité accueil , Assistant de direction, Assistante du directeur général des services , Une chargee de missions relations internationales , Un agent d'accueil , Conseiller technique pour le cabinet du président, Assistant-e administratif-administrative, Chargé de mission stratégie de participation et relations publiques f/h, Directeur général de la régie parcs d'azur - réf.: 2020/rpa01 , Secrétaire de mairie, Assistant de direction , Assistant du premier maire-adjoint, Assistante de direction, Un.e. chargé.e de mission « chargé.e de projets et sensibilisation au développement durable » , Une assistante de direction , ...

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