Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - SECRÉTAIRE D’ACCUEIL - Maison des Habitants - Ville de GAP (Hautes Alpes 05 - Provence-Alpes-Côte d'Azur)

offre emploi ville gap 05
SECRÉTAIRE D’ACCUEIL - Maison des Habitants

 Ville de GAP  |  Titulaire ou contractuel



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filière offre
Filière : Administrative
familles de métiers
Métier : Population-Administration Générale
Catégorie : C
cadre d'emploi
Adjoint administratif territorial-AAT
contrat offre
CDD ou titulaire
lieu de travail
GAP (Provence-Alpes-Côte d'Azur)
status offre
Titulaire ou contractuel
étude demandée
Expérience : Autre
salaire emploi
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Date limite : 16/12/2022
ville gap 05 recrute
Poste ouvert en recrutement
24/11/2022

Descriptif et missions

SECRÉTAIRE D’ACCUEIL - Maison des Habitants
Ville de GAP recrute :
SECRÉTAIRE D’ACCUEIL - Maison des Habitants

- S’inscrit dans le projet social de territoire et le projet jeunesse de la Ville, en relation étroite avec l’équipe de la MDH et l’ensemble de la Direction Cohésion Urbaine et Sociale.
- Participe à la mission d’accueil de la Maison des Habitants et au fonctionnement quotidien de la Maison des Habitants et de ses espaces.
- Réalise le secrétariat et les prises de RDV des services hébergés dans les locaux de la Maison des Habitants dont le Centre Social de Beauregard Centre Ville.
- Travaille avec le Cabinet du maire sur le dossier mise à disposition des salles municipales ponctuelles et annuelles avec gestion de la commissions des salles à l’échelle de la Direction Cohésion urbaine et Sociale.
- Participation régulière à la gestion des dossiers de la Direction.
- Propose une offre globale d'information, d’animation, d’orientation et de facilitation en matière d’accès au droit au sens large notamment en ce qui concerne la jeunesse :
- Développe et coordonne une offre globale d’information et d’orientation
- Écoute, informe, oriente les publics
- Participe au développement des liens partenariaux de proximité
- Participe ponctuellement aux animations en direction de la jeunesse

Profil recherché

SECRÉTAIRE D’ACCUEIL - Maison des Habitants
ACTIVITÉS/TÂCHES RELATIVES AU POSTE

Met en oeuvre le projet accueil :
- Accueille, informe et oriente le public physiquement et au téléphone
- Accompagne les publics dans leurs recherches et/ou besoins.
- Sait orienter le public en fonction des demandes et le diriger vers les professionnels et services compétents
- Doit connaître rapidement le réseau socioprofessionnel afin d-accompagner le public.

Gère les inscriptions administratives du public :
- Constitue le dossier d’inscription avec le logiciel AXEL NET en lien avec le Guichet Unique
- Encaisse les activités : accueil loisirs, familles (en régie municipale)
- Tient à jour la liste des contacts des usagers et des professionnels.

Gère le suivi administratif de la Maison des Habitants en lien étroit avec le ou la coordinatrice du lieu :
- Gère le courrier arrivée et départ, les mails et redistribue à l’équipe
- Met en place des outils statistiques en fonction des besoins administratifs.
- Se charge de la communication du centre social sur le site de la ville.
- Assure le suivi et la gestion des fiches d'activité et de présence
- Participe aux réunions d’équipe et rédige les comptes rendus
- Met en forme les dossiers administratifs et crée des outils de gestion (planning, tableaux, etc..).
- Assure la gestion des salles : gestion du planning, rédaction des conventions, encaissement des locations, suivi des demandes de locations ou de prêt en lien avec le cabinet du Maire.

Contribue à l’enrichissement des relations partenariales de proximité :
- Connaît les ressources du territoire pour orienter les publics
- Participe au suivi du réseau partenarial
- Diffuse les informations recueillies entre les partenaires et l’équipe de la structure
- Fait remonter à l’équipe de la structure les événements, les demandes et les besoins des différents
usagers.

Contribue au travail de la direction et de la collectivité :
- Prise en charge de dossier ponctuel relevant du développement des actions de la direction et de la collectivité.
- Participation et prise en charge de certains aspects des animations organisées par la Maison des Habitants.( Forum, ateliers, informations-).

COMPÉTENCES/APTITUDES

Savoirs :
- Connaissance des orientations et de l’organisation de la collectivité
- Connaissance du projet social du Centre Social
- Connaissance des procédures en vigueur dans les collectivités
- Connaissance des procédures de gestion administrative liée à son activité
- Connaissance des principes de service public dans l’équipement (laïcité, égalité, confidentialité...)
- Connaissance des interlocuteurs, des missions et des modes d’organisation des acteurs locaux
- Connaissance l’offre de service disponible sur le territoire (missions, dispositif et projets des acteurs locaux)

Savoirs faire : Être en capacité de :
- Maîtrise de l’orthographe et sens de l’organisation administrative
- Connaître/maîtriser les outils informatiques bureautiques dédiés
- Créer les outils nécessaires à l’animation de l’espace accueil
- Utiliser les outils de suivi (enregistrement d’inscriptions, statistiques d’accueil-)
- Contribuer à l’atteinte des objectifs spécifiques au projet accueil
- Faciliter et développer l’implication et la participation des habitants dans la vie de la structure
- Rédiger des courriers et remplir les formulaires administratifs
- Gérer les plannings (prêt de salles, permanences horaires d’ouverture-)
- Savoir expliquer, synthétiser et argumenter à l’oral ou à l’écrit
- Etre capable de s’adapter à une situation et à son interlocuteur, savoir gérer les tensions

Savoirs être :
- Etre accueillant, disponible, réactif et faire preuve de discrétion
- Sens de l’écoute, rigueur, patience
- Etre rigoureux et organisé
- Se sentir impliqué dans le projet de la structure et participer à son développement, son évolution.

BEP métiers du secrétariat / BEP métiers des services administratifs / Bac professionnel Secrétariat
Concours adjoint administratif
EC21323

Description de la collectivité

SECRÉTAIRE D’ACCUEIL - Maison des Habitants


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Métier/poste :  Emploi saisonnier - agent administratif et accueil au service citoyenneté , Agent d’accueil secrétariat , Agent chargé d'accueil , Agent administratif et d'accueil , Agent d’accueil et standardiste, Agent d'accueil polyvalent pour le service iris - cdd 3 mois, Assistante / assistant de gestion administrative , Agent d'accueil , Assistant administratif , Agent d’accueil et de caisse - emploi saisonnier, Agent d'accueil polyvalent , Agent administratif polyvalent centre de vaccination , Agents d'accueil physique et téléphonique, Assistant direction evènementiel, protocole et vie associative , Assistant administratif polyvalent , ...

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