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Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - ASSISTANT ADMINISTRATIF - Ville de MAISONS-ALFORT (Val-de-Marne 94 - Île-de-France)
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ASSISTANT ADMINISTRATIF
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Filière : Administrative
Métier : Culture - Conserv patrimoine
Catégorie : C
Adjoint administratif territorial-AAT
CDD ou titulaire
MAISONS-ALFORT
(Île-de-France)
Titulaire ou contractuel
Expérience : 2 à 3 ans
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Date limite : 06/07/2022
Poste ouvert en recrutement
02/12/2021
Descriptif et missions
ASSISTANT ADMINISTRATIF
Ville de MAISONS-ALFORT recrute :
ASSISTANT ADMINISTRATIF
ASSISTANT ADMINISTRATIF
Missions :
Missions principales :
-Gestion administrative et financière
-Chargée de l’information et de la communication
-Liens avec les services de la ville
Missions annexes :
- Accueil du public (physique et téléphonique)
- Suivi des dossiers des élèves
Activités :
Gestion administrative et financière :
Régisseur principal des recettes et d’avances : (en lien avec l’arrêté et le fonctionnement du Trésor Public)
- Billetterie spectacle
- Gestion des cotisations des élèves et de leur mode de règlement
- Tenue des tableaux à destination du Trésor public et service financier
- Dépenses sur la régie d’avance / Tenue des comptes
Suivi du Budget :
- Suivi des devis
- Bons de commande
- Suivi de la facturation
- Liens avec les fournisseurs
Ressources Humaines
- Gestion des heures supplémentaires
- Déclaration DPAE et GUSO
- Suivi des contrats des jurys
Administratif
- Gestion du courrier (papier et mail)
- Suivi administratif des fiches projets
- Tableau répertoriant les besoins en formation / Suivi du plan de formation
- Suivi des conventions et décisions
- Assister la directrice pour les demandes de dossier de subvention
- Réaliser les tableaux de statistiques en lien avec les activités du conservatoire
Chargée de l’information et de la communication
En lien avec le service communication de la ville :
- Mise à jour des informations concernant le conservatoire sur le site de la ville
- Organisation des événements : programmation, conception d’affiche, demandes spécifiques en lien avec l’événement
- Diplômes
- Plaquette d’information du conservatoire
En interne :
- Conception des affiches pour les auditions
- Programmes
- Support pour l’organisation (à destination des parents)
- Envoi des informations relatives au fonctionnement du conservatoire
- Création d’une charte graphique
Activités diverses : Classement des dossiers, participation à des réunions, gestion des fournitures de bureau
Activités ponctuelles :
Scolarité : Saisie de dossier au moment des réinscriptions et des inscriptions, suivi des cotisations, conception des formulaires d’inscription
Transport de matériel (instruments-) et aide à l’installation de salle
Missions principales :
-Gestion administrative et financière
-Chargée de l’information et de la communication
-Liens avec les services de la ville
Missions annexes :
- Accueil du public (physique et téléphonique)
- Suivi des dossiers des élèves
Activités :
Gestion administrative et financière :
Régisseur principal des recettes et d’avances : (en lien avec l’arrêté et le fonctionnement du Trésor Public)
- Billetterie spectacle
- Gestion des cotisations des élèves et de leur mode de règlement
- Tenue des tableaux à destination du Trésor public et service financier
- Dépenses sur la régie d’avance / Tenue des comptes
Suivi du Budget :
- Suivi des devis
- Bons de commande
- Suivi de la facturation
- Liens avec les fournisseurs
Ressources Humaines
- Gestion des heures supplémentaires
- Déclaration DPAE et GUSO
- Suivi des contrats des jurys
Administratif
- Gestion du courrier (papier et mail)
- Suivi administratif des fiches projets
- Tableau répertoriant les besoins en formation / Suivi du plan de formation
- Suivi des conventions et décisions
- Assister la directrice pour les demandes de dossier de subvention
- Réaliser les tableaux de statistiques en lien avec les activités du conservatoire
Chargée de l’information et de la communication
En lien avec le service communication de la ville :
- Mise à jour des informations concernant le conservatoire sur le site de la ville
- Organisation des événements : programmation, conception d’affiche, demandes spécifiques en lien avec l’événement
- Diplômes
- Plaquette d’information du conservatoire
En interne :
- Conception des affiches pour les auditions
- Programmes
- Support pour l’organisation (à destination des parents)
- Envoi des informations relatives au fonctionnement du conservatoire
- Création d’une charte graphique
Activités diverses : Classement des dossiers, participation à des réunions, gestion des fournitures de bureau
Activités ponctuelles :
Scolarité : Saisie de dossier au moment des réinscriptions et des inscriptions, suivi des cotisations, conception des formulaires d’inscription
Transport de matériel (instruments-) et aide à l’installation de salle
Profil recherché
ASSISTANT ADMINISTRATIF
Savoirs (connaissances théoriques) :
-Connaître les textes cadres du conservatoire (règlement des études, règlement intérieur, charte de l’enseignement, délibération des cotisations-)
-Connaitre et savoir appliquer les règles du statut de la FPT
-Connaître le fonctionnement et l’organisation de la collectivité
-Maitriser les règles de la comptabilité publique
-Concevoir des outils et des procédures de contrôle
-Maîtriser les logiciels métiers (budget, scolarité-)
Savoir-faire (résultats de la pratique professionnelle) :
-Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
-S’adapter aux contraintes financières
-Identifier et mobiliser des partenaires stratégiques
-Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
-Etablir la différence entre la demande et le besoin réel
-Conserver la neutralité et l’objectivité face aux situations
Savoir-être (qualités personnelles) :
-Techniques de communication et de négociation
-Techniques d’écoute active et de médiation
-Techniques de gestion de conflits
-Technologies de l’information et de la communication
-Notions de psychologie individuelle et collective
-Force de proposition
-Capacité d'analyse et de synthèse
-Rigueur et organisation
-Autonomie
-Esprit d'équipe
-Esprit d'initiative et de décision
-Ponctualité et disponibilité maîtrisée
-Être garant du service public et de sa continuité ; Devoir de réserve et sens du service public
-Connaître les textes cadres du conservatoire (règlement des études, règlement intérieur, charte de l’enseignement, délibération des cotisations-)
-Connaitre et savoir appliquer les règles du statut de la FPT
-Connaître le fonctionnement et l’organisation de la collectivité
-Maitriser les règles de la comptabilité publique
-Concevoir des outils et des procédures de contrôle
-Maîtriser les logiciels métiers (budget, scolarité-)
Savoir-faire (résultats de la pratique professionnelle) :
-Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
-S’adapter aux contraintes financières
-Identifier et mobiliser des partenaires stratégiques
-Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
-Etablir la différence entre la demande et le besoin réel
-Conserver la neutralité et l’objectivité face aux situations
Savoir-être (qualités personnelles) :
-Techniques de communication et de négociation
-Techniques d’écoute active et de médiation
-Techniques de gestion de conflits
-Technologies de l’information et de la communication
-Notions de psychologie individuelle et collective
-Force de proposition
-Capacité d'analyse et de synthèse
-Rigueur et organisation
-Autonomie
-Esprit d'équipe
-Esprit d'initiative et de décision
-Ponctualité et disponibilité maîtrisée
-Être garant du service public et de sa continuité ; Devoir de réserve et sens du service public
Avantages collectifs au travail
ASSISTANT ADMINISTRATIF
- Prime de fin d’année
Description de la collectivité
ASSISTANT ADMINISTRATIF
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A deux pas de Paris, sur les bords de Marne, Maisons-Alfort est une ville à taille humaine, tournée vers l’environnement et l’avenir avec la conduite de nombreux projets innovants et écoresponsables. Elle bénéficie d’une situation géographique privilégiée (RER D, ligne 8 du métro et bientôt 15 Sud) tout en offrant un cadre de vie agréable, avec ses 75 hectares d’espaces verts, sa Ferme, son patrimoine architectural remarquable, ses équipements de qualité et ses nombreux commerces de proximité.
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Métier/poste : Agent de bibliothèque, Agent de pôle thématique -médiatheque - , Un assistant administratif et communication a mi-temps h/ f, Bibliothécaire, Chargé/e de valorisation culturelle et partenariats , Un photographe/vidéaste , Chargée d'accueil, de collections et d'animations en bibliothèque, Médiateur culturel , Assistant administratif chargé de la scolarité, Assistant de conservation des bibliothèques, Chargé de mission echanges internationaux et coopération décentralisée - , Chargé.e de la programmation culturelle, Bibliothécaire - responsable de l'accueil et des services f/h, Un médiateur , Un gardien au carré , ...
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