Responsable de service participation citoyenne / adjoint à la direction F/H

- Missions de pilotage
- Coordonner le déploiement de la stratégie municipale de participation citoyenne (et plus spécifiquement, à partir de 2024-2025, le déploiement des conseils citoyens nouvelle génération). Elaborer et proposer des orientations stratégiques en matière de participation citoyenne, décliner les orientations définies par l’élu ayant la délégation, conseiller et alerter l’élu.
- Assurer, en lien avec les chargés de mission, l’organisation des instances (internes et partenariales) de cette stratégie municipale de participation citoyenne : pépinière de la citoyenneté et de la laïcité, Conseil Municipal des Enfants, petits déjeuners de l’inclusion numérique, réunions des associations interculturelles, assemblées de quartier, etc.
- Traduire les orientations prises par la Ville et la Direction en plan d’actions opérationnel et s’assurer de cette déclinaison en s’appuyant sur les chargés de mission. S’assurer de la déclinaison des dispositifs (PIC, Budget Participatif, Maison mobile du projet-) en lien avec les chargés de mission référents.
- Mettre en place des outils de suivi de l’activité du service (tableau de bord mensuel) avec chaque agent concerné et en rendre compte à la direction et si besoin aux élus.
- Assurer la gestion administrative et financière du service ainsi que son rapport d’activité annuel.
- Élaborer et proposer le budget annuel du service en lien avec la Directrice, dans le cadre de la préparation budgétaire annuelle. Coordonner la clôture budgétaire du service en s’assurant que toutes les liquidations ont été faites par l’équipe à la date butoir (vérification du service fait).
- Assurer une veille prospective de la règlementation, des initiatives, nouvelles méthodes, financements, appels à projet qui pourraient enrichir, amplifier et valoriser la stratégie municipale de participation citoyenne.
- Représenter le service dans les instances internes et externes.
- Contribuer à faire connaître le service participation citoyenne à l’interne (comme un réel service d’appui et d’expertise pour les directions souhaitant monter des projets à visée participative) et à le faire rayonner à l’externe.
- Piloter les actions de communication et de valorisation des dispositifs de participation citoyenne proposés sur Roubaix.

- Encadrement d’équipe
- Animer des réunions de service de manière régulière (bimensuelle) et favoriser la cohésion d’équipe et la synergie des agents concernés autour du projet de service.
- Organiser des points individuels avec chaque agent encadré.
- Organiser la répartition des missions au sein de l’équipe et l’équilibre du plan de charge de chacun.
- Organiser la continuité du service public (gestion des absences, congés, etc).
- Réaliser les entretiens professionnels annuels des agents encadrés et fixer les objectifs individuels des agents,
- Faire le suivi des contrats/demandes des agents en lien avec la DRH, et ponctuellement avec la DSI si nécessaire.


- Contribution au projet de Direction
- Proposer des sujets à mettre à l’ordre du jour et participer activement aux réunions de direction.
- Définir, avec les autres chefs de service de la direction (GUSP et Politique de la ville), des objets de travail collaboratifs interservices.
- Les missions d’adjoint.e de direction sont les suivantes :
- Assurer la gestion financière de l’ensemble des lignes budgétaires de la direction, en lien avec la cellule ressources rattachée au pôle.
- Contribuer à la préparation budgétaire annuelle et accompagner la direction dans les instances dédiées (ateliers budgétaires-).
- Assurer la représentation de la Direction, en l’absence de la Directrice, en CODIR (et toute autre réunion jugée prioritaire).
- Faciliter la sollicitation de la hiérarchie et les arbitrages en l’absence de la directrice pour les autres membres de la direction.