Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F CULTURE/COMMUNICATION - Ville de LE VESINET (Yvelines 78 - Île-de-France)

offre emploi ville vesinet 78
ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F CULTURE/COMMUNICATION

 Ville de LE VESINET  |  Titulaire ou contractuel



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filière offre
Filière : Administrative
familles de métiers
Métier : Communication, Culture - Conserv patrimoine
Catégorie : C
cadre d'emploi
Adjoint administratif territorial-AAT
contrat offre
CDD ou titulaire
lieu de travail
LE VESINET (Île-de-France)
status offre
Titulaire ou contractuel
étude demandée
Expérience : 2 à 3 ans
salaire emploi
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Date limite : 09/11/2022
ville vesinet 78 recrute
Poste ouvert en recrutement
23/09/2022

Descriptif et missions

ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F CULTURE/COMMUNICATION
Ville de LE VESINET recrute :
ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F CULTURE/COMMUNICATION

La ville du Vésinet recrute.
Le contexte du poste :

Au sein de la Direction de la Culture et de l’Évènementiel, et de la Direction de la Communication, vous assurez le bon fonctionnement des deux directions sur un plan administratif et organisationnel dans le respect des procédures administratives communes à l’ensemble des équipes des directions.

Vous entrez dans une démarche d’optimisation de l’avancement des projets et de fluidification de la transmission de l’information de ces deux directions avec les services municipaux et partenaires extérieurs.

Vous êtes amenés à travailler en autonomie sous la responsabilité de deux directrices de services.
Opérationnel de manière à les aider dans la réalisation de leurs tâches. Il s'agit de créer une forte relation de travail basée sur la confiance, l'organisation et le souhait commun d'atteinte des objectifs.

Les missions principales :

- Mise en œuvre des procédures de gestion collective des directions : structurer l’activité des différentes entités et mettre en place les outils nécessaires (rétro plannings, dossiers, classement, etc.).
- Gestion du courrier (postal et électronique) et des procédures internes de visa et validation.
- Gestion des bases de données : listing invités, envoi d’invitations, suivi des réponses, rédactions des courriers.
- Assurer l’accueil physique des directions (filtrage et répartition des appels, coordination avec le service accueil de la Mairie).
- Veiller à la bonne circulation de l’information (transmission des messages, rappel des informations importantes-).
- Assurer le suivi des dossiers confiés et les préparer en amont des réunions (préparation des présentations, réalisations de comptes-rendus).

Missions transversales et ponctuelles :
Participation à l’organisation des événements et couverture communication de ceux-ci.

Profil recherché

ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F CULTURE/COMMUNICATION
- Diplômé d’un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT) en assistanat de direction.
- Expérience confirmée sur un poste similaire (évènementiel/culture/communication), idéalement en collectivité territoriale.
- Excellente maîtrise des outils de gestion bureautiques (Suite Office) et des logiciels de communication (réseaux sociaux/Wordpress).
- La maîtrise des logiciels internes de gestion administrative et financière (Maarch, Ciril) serait un atout apprécié
- Suivi de projets et relations avec les prestataires extérieurs et les services internes.
- Capacités rédactionnelles avérées et orthographe irréprochable.
- Maîtrise des techniques de recherche documentaire et de communication.
- Capacité à recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et les sollicitations.
- Capacité à organiser et gérer les agendas en fonction des urgences et des priorités.
- Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents interlocuteurs.
- Diplomatie et capacité à réagir de manière appropriée en situation d’urgence.
- Polyvalence et sens du travail en équipe.
- Capacités d’anticipation, autonomie et prise d’initiatives dans le respect des orientations des directions.
- Rigueur et efficacité dans l’exécution des tâches.
- Discrétion et confidentialité

Avantages liés au poste

ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F CULTURE/COMMUNICATION
  • Télétravail

Avantages collectifs au travail

ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F CULTURE/COMMUNICATION
  • Prime de fin d’année
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Avancement de carrière/promotion
  • Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • Autorisations spéciales d’absence
  • RIFSEEP
  • CIA
  • Participation aux frais de séjour/enfants

Description de la collectivité

ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F CULTURE/COMMUNICATION


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