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Référent administratif et élections (H/F)

Localisation recruteur Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS    status candidat Titulaire

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rosny bois 93 recrute
Poste ouvert en recrutement
05/09/2021

Descriptif et missions

Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS recrute :
Référent administratif et élections (H/F)

Sous l’autorité directe de la directrice, l’agent est un partenaire privilégié des équipes de direction du service (2 services et 5 unités, 29 agents) puisque qu’il gère toutes les tâches administratives et comptable du service (exécution et suivi budgétaire du service, gestion des plannings des unités et des congés des agents du service, apport rédactionnel etc.). Il exerce un rôle d’assistant auprès de la directrice et des chefs de services.

L’agent est également en charge de la gestion et du suivi de la révision des listes électorales ainsi que de l’organisation des scrutins politiques en binôme avec la directrice et l’équipe élection.

Missions principales :

Gérer la liste électorale et organiser les élections

- Gestion et révision de la liste électorale (REU, inscriptions, radiations, inscriptions d’office notamment)

- Assistance et formation des agents de la direction qui traitent les demandes des usagers (en ligne, par courrier, au guichet)

- Organisation des scrutins politiques et professionnels

- Gestion des jurys d’assises



Assurer la gestion administrative et financière du service

- Préparation et élaboration du budget avec la directrice

- Exécution et suivi budgétaire tout au long de l’année

- Rédaction, analyse et suivi des marchés de la direction

- Rédaction et mise à jour des plannings des unités, suivi, saisie des congés et des absences des 29 agents de la direction

- Gestion des fournitures et du matériel covid de la direction (agents et usagers)

- Rédaction de courrier administratifs et des comptes rendus des réunions hebdomadaires

- Assistance et support aux chefs de service dans leur gestion administrative quotidienne

- Accompagnement des agents de la direction dans leur quotidien administratif et RH

- Secrétariat de la direction et suivi du courrier (tenue de l’agenda, planification et organisation de réunions, dressé de compte-rendu, rédaction de courriers)

- Gestion conjointe avec l’équipe de direction des adresses mail fonctionnelles de la direction



Gestion de dossiers réservés

- Suivi de dossiers transversaux de la direction dans le cadre de la mise en place de l’accueil unique

- Gestion de dossiers réservés confiés par la directrice avec participation à des réunions, élaboration de notes et veille juridiques

- Suivi de la relation avec les élus et les partenaires

- Animation et suivi de l’AVVE (association des villes pour le vote électronique)

Profil recherché

Etre titulaire de la FPT

Connaissances :

- Connaissance du code électoral ou M14 (ou les deux.)

- Très bonne maitrise de l’orthographe

- Connaissance et intérêt pour le fonctionnement institutionnel français

Compétences techniques :

- Utilisation des logiciels métiers : Adagio, gamme Ciril (finances et RH)

- Pratique de pratique du pack office, d’Outlook et d’Internet

- Respect strict du formalisme et des procédures

Compétences comportementales :

- Discrétion, rigueur, autonomie

- Qualité d’expression et rédactionnelles

- Esprit d’équipe

- Goût pour le contact humain

- Sens du service public



- Partenaires internes et externes :

- L’INSEE

- La Préfecture

- Les autres Mairies

- Les élus

- Les autres services de la Mairie

- Les agents du service

- La DRH

- La direction des finances

- Les partenaires institutionnels et privés

- Les usagers

- Les consulats et ambassades à l’étranger

- Les appariteurs



Conditions de travail :

- Lieu de travail : Hôtel de Ville

- Horaires : 37h30 heures hebdomadaires réparties du lundi au vendredi. Travail les week-ends d’élection. Heures supplémentaires importantes en période électorale.

- Utilisation de produits / matériels spécifiques : Matériel bureautique classique (informatique, téléphone, fax).

- Dotation vestimentaire et équipement de protection individuels prévus : Sans objet.

- Contraintes particulières : Responsabilité de gestion comptable (120K- d’investissement et 50K- de fonctionnement) et délégation du Maire en matière d’inscription électorale

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Amicale du personnel
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT

Description de la collectivité

Rattachée à la Métropole du Grand Paris (MGP) et à l’établissement public territorial Grand Paris Grand Est (GPGE), Rosny-sous-Bois compte 45 000 habitants, gère un budget de près de 100 millions € et emploie plus de 1 100 agents.

La ville est à la fois résidentielle et active avec, notamment, les centres commerciaux Rosny 2 et Domus qui ont un rayonnement régional. Elle comprend 25% de logements sociaux et trois quartiers inscrits en politique de la ville. Desservie par les autoroutes A86, A3 et A103, elle est reliée à Paris par le RER E (19 minutes de Saint-Lazare). Territoire de projet à fort potentiel, elle sera reliée au métro d’ici 2022 (prolongation de la ligne 11), ainsi qu’au Grand Paris Express d’ici 2025 (ligne 15 Est).


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