Responsable Accueil et Relations Citoyennes (H/F)

Responsable Accueil et Relations Citoyennes (H/F)

Au sein de la Direction Ville Numérique et Finance, vos missions seront les suivantes :

MISSIONS LIEES AU SERVICE IRIS (SERVICE D'ACCUEIL)

Management de l’équipe d’accueil et du coordinateur

- Encadrer, former et évaluer les agents de l’équipe IRIS Accueil ;
- S’assurer de l’appropriation par les agents des procédures présentes dans le Guide IRIS et garantir leur respect ;
- Suivre le parcours d’intégration des nouveaux agents en lien avec le coordinateur ;
- Valider les réponses courriels de niveau 1 non-type ;

Projet GRC et portail citoyen

- Membre de l’équipe projet de l’outil de Gestion de la relation citoyen et du parapheur électronique avec un profil administrateur ;
- Participer à la formation en tant support fonctionnel des utilisateurs de l’outil de GRC (courrier + parapheur) ;
- Promouvoir l’outil de GRC et son utilisation par les services, notamment par l’animation des réunions référents et la remontée d’évolutions et de bugs (via le logiciel JIRA) ;
- Mettre à jour les procédures GRC et parapheur métier ;
- Fiabiliser et mettre à jour les réponses types IRIS et des services (courrier et courriel) ;

MISSIONS LIEES AU RECENSEMENT DE LA POPULATION

- Coordonner les opérations de recensement de la population en lien avec l’INSEE ;
- Mettre en place les moyens humains et matériels nécessaires ;
- Recruter et former les agents recenseurs ;
- Contrôler l’exhaustivité de la collecte en liaison avec l’INSEE ;

MISSIONS LIEES A LA QUALITE (ISO 9001 et qualiville) POUR LA DIRECTION ETAT CIVIL/IRIS

- Assurer la définition des règles et des méthodes de travail de ses processus en lien avec les exigences des donneurs d’ordre et des référentiels ;
- Superviser la production et les performances de ses processus (calcul des indicateurs, actions d’amélioration-) ;
- Améliorer en continu le fonctionnement de ses processus ;
- Recueillir la satisfaction-: veiller à la réalisation des enquêtes et appels mystères, répondre aux réclamations ;
- Veiller à la mise à jour régulière des contrats de service ;

MISSIONS SECONDAIRES

- Elections : être en soutien du pilote lors de l’organisation du scrutin;
- Assurer la suppléance du directeur ou des trois autres responsables de secteurs en cas d’absence ou d’indisponibilité ;
- Participer avec les autres cadres de la direction aux permanences pour les accueils du Centre Administratif Municipal par roulement ;
- Information et communication : veiller à la mise à jour des supports d’information de la Ville (site internet, guide pratique et Point d’Appui-) ;

Savoir-faire :
- Capacité de gestion, de décision, d’innovation
- Capacité à rédiger
- Capacité à mener un projet
- Capacité à piloter l’équipe afin d’optimiser le fonctionnement et les résultats du service
- Capacité à rendre compte (reporting)

Savoir-être :
- Réactivité : gérer les priorités, anticiper
- Sens de l’initiative
- Adaptabilité
- Rigueur
- Capacité à manager une équipe (dynamisme, écoute, communication)
- Autonomie
- Disponibilité
- Devoir de réserve et de discrétion