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Responsable adjoint du secrétariat général/documentation archives H/F

 MAIRIE DU KREMLIN BICETRE     Titulaire ou contractuel


kremlin bicetre 94 recrute
16/01/2019

Descriptif et missions

MAIRIE DU KREMLIN BICETRE recrute :
Responsable adjoint du secrétariat général/documentation archives H/F

Le contexte, l’environnement des postes
En 2013, la mise en place de la Gestion relation citoyen a nécessairement conduit à redéfinir les missions du secrétariat général.
La nouvelle organisation a pour objectif de répondre d’une part, à la démarche de dématérialisation des procédures relatives à la gestion et au traitement des courriers et des documents à destination des instances municipales engagée à l’échelle de la ville et d’autre part, à développer la fonction appui auprès des autres services municipaux (technique : liaison interservices ; administratif et juridique).
Ainsi, dans le cadre de cette nouvelle organisation, un pôle instances/actes composé de la responsable du service secrétariat général/documentation archives et de son adjointe est clairement identifié. En contact régulier avec les directeurs et les élus de la ville, il a un rôle déterminant d’appui auprès des services avec une dimension de conseil, d’alerte et de veille juridiques.
L’adjoint(e) est chargé(e) principalement de seconder la responsable de service dans les missions quotidiennes du pôle - instances et actes -, mais également d’assurer son remplacement au sein du service lors des congés ; elle assure ainsi les fonctions de management du service.
Le rattachement hiérarchique
Placé sous l’autorité de la responsable du secrétariat général et de la documentation/archives et (service rattaché à la Direction des Ressources), vous serez, à titre principal, chargé(e) d’assurer les missions suivantes :
- Préparer, assurer l’envoi et le suivi des conseils municipaux et des bureaux municipaux
o Relecture des rapports et projets de délibérations ainsi que des notes afin de garantir leur conformité juridique
o Elaboration, en lien avec le Cabinet du Maire et la Direction des ordres du jour en fonction de l’actualité municipale et budgétaire
o Transmission des délibérations au contrôle de légalité
- Assurer la tenue des registres et des recueils des actes administratifs
- Assurer un conseil juridique dit de 1er niveau
o Effectuer des recherches juridiques
o Anticiper et analyser l’impact des évolutions juridiques notamment par un travail permanent de veille juridique et prospective, en recourant en cas de besoin aux conseils du prestataire SVP ou de cabinets
o Rédiger des notes d’information juridique à destination des élus et de la direction relatives aux évolutions juridiques susceptibles d’avoir des conséquences pour la collectivité et identifier en cas de besoin les risques encourus
- Apporter conseil et assistance auprès des services
o Dans la rédaction des actes administratifs (arrêtés, décisions du Maire prises dans le cadre de la délégation du conseil municipal) et contractuels afin de garantir leur sécurité juridique
o Dans le processus de validation
o Dans l’application des textes législatifs et réglementaires concernant ou ayant un impact sur les collectivités territoriales
o Dans les questionnements juridiques posés par les services
Afin de préserver une polyvalence nécessaire et indispensable au sein du service, vous serez amené à participer, ponctuellement, aux missions suivantes :
- Assurer une aide, un appui auprès des services dans le traitement des courriers entrants et sortants, via l’applicatif courrier/parapheur électronique, les aider à appréhender le changement lié à la dématérialisation
- Assurer des recherches de documents au sein des archives municipales
- Procéder à la saisie des abonnements des services
- Effectuer des reprographies de documents des services, des associations de la ville

Profil recherché

Les pré-requis et les conditions de travail
Les amplitudes horaires de travail sont du lundi au vendredi de 9h00 à 18h00 et au-delà de 18h00 en cas de nécessités de service, avec une pause déjeuner d’une heure et demie prise entre 12h00 et 14h00. Participation aux conseils municipaux. En cas d’urgence dans les délais, possibilité de venir le samedi matin pour l’envoi des dossiers d’instances aux élus (bureaux, conseils municipaux).
Profil et compétences
- Formation supérieure en droit public, connaissance notamment en droit administratif général (contrats, actes administratifs)
- Très bonne connaissance du fonctionnement et du cadre réglementaire des collectivités territoriales,
- Esprit d’analyse et de synthèse,
- Qualités rédactionnelles, organisationnelles et relationnelles,
- Sens de la pédagogie,
- Rigueur, organisation, autonomie,
- Etre force de proposition dans l’organisation et les procédures internes,
- Aptitude à la polyvalence,
- Maitrise des outils informatiques,
- Respect des horaires du service et disponibilité en cas de besoin.
- Expérience sur un poste similaire souhaitée

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Prise en charge Mutuelle
  • Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
  • Abonnement COS ou CAS
  • Régime indemnitaire

Description de la collectivité

Le Kremlin-Bicêtre est une commune de la petite couronne de Paris. Elle se trouve au sud-est de la capitale, au niveau de la Porte d'Italie. Elle est composée de 27 000 habitants.



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