Responsable des affaires civiles (H/F)

Responsable des affaires civiles (H/F)

Placé(e) sous l'autorité du Directeur Général des Services

Missions:

l’agent sera chargé de superviser les activités liées à l’état civil, les affaires générales et le funéraire, puis de piloter la gestion de la liste électorale et l’organisation des scrutins, en lien avec l’adjoint en charge du service funéraire.

Gestion du service :
- Gestion du personnel,
- Gestion du budget,
- Rédaction et suivi des courriers dans des dossiers litigieux,
- Mise en place et suivi des projets du service.
Supervision des activités liées à l’état civil, les affaires générales et le funéraire

Gestion de l’état civil et des affaires générales :
- Superviser les affaires générales et l’état civil, organiser, mettre en place les nouvelles compétences dévolues aux officiers d’état civil, le cas échéant, et en surveiller la bonne application

Gestion des affaires funéraires :
- Superviser la gestion administrative des cimetières et intervention en cas de difficultés
- Accompagner le responsable adjoint en charge du funéraire dans la conduite des projets liés au réaménagement des cimetières

Gestion de la liste électorale et organisation des scrutins:
- Instruction des demandes d’inscriptions sur les listes électorales,
- Organisation des Commissions de contrôle,
- Organisation et suivi des opérations de mise à jour des listes électorales,

Organisation des élections politiques :
- Gestion administrative du scrutin
- Coordination des actions des différents services de la collectivité pour l’organisation des scrutins (voirie, communication, restauration-)

Relations avec les élus et les représentants des partis politiques
Relations avec la Préfecture

Diplôme de niveau II minimum avec expériences,
- Diplomatie,
- Rigueur, organisation et autonomie,
- Aisance relationnelle,
- Discrétion,
- Capacité à travailler en équipe et transversalement,
- Capacité à pouvoir participer aux différentes tâches du service,
- Grande disponibilité,
- Sens du service public.


Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Open Office, Internet, logiciels métier Arpège),
Maîtrise de l’analyse juridique,
Maîtrise de la prise de note, de la synthèse et de la rédaction,
Connaissance en organisation et gestion du temps,
Connaissance de l’environnement territorial,
Connaissance des règles comptables,
Connaissances des outils de management d’une équipe,
Connaissance de la réglementation en matière d’état civil, de droit funéraire, de droit Électoral,
Connaissance en matière de nationalité,
Savoir se tenir informé de l’actualité juridique (lois, décrets, règlements, jurisprudence) dans les différents domaines de l’activité de la Direction,
Savoir intégrer les priorités du service dans la coordination des activités,
Savoir organiser le travail en fonction des obligations du service (permanence des samedis, mariages, élections, décès),
Savoir utiliser les logiciels métiers,
Savoir mettre en œuvre des actions pour l’amélioration du service rendu au public,
Aptitude au recrutement et à l’encadrement du personnel