Responsable affaires générales et élections

Responsable affaires générales et élections

CHEF DU SERVICE GUICHET UNIQUE ET ELECTIONS

MISSIONS


Encadrer et manager les services (5 agents) état civil, affaires générales, cimetières, population.
Assurer directement la responsabilité du service élections.
Piloter la mise en œuvre du guichet unique de services à la population pour 2022.
- Organiser, superviser et coordonner le travail des agents et veiller à la mise en œuvre des moyens logistiques, financiers et humains pour conduire l'activité.
- Manager et animer une équipe : conduite des réunions, définitions des objectifs opérationnels, suivi et ajustement de leur mise en œuvre
- Garantir la performance et l’atteinte des objectifs fixés par la Direction
- Elaborer, analyser et partager les tableaux de bord et faire le reporting
- Elaborer et suivre le budget du service
Dans le cadre de la création d’un nouvel accueil de l’hôtel de ville (2022), fusionner l’ensemble des services en un guichet unique de services à la population intégrant :
- Management organisationnel optimisé des équipes intégrant les équipes du guichet enfance avec déploiement de nouvelles procédures dans une optique de délivrance des prestations de service public certifiables.
- Conduire le changement des processus et procédures des équipes en développant la polyvalence d’expertise des agents
- Piloter et mettre en œuvre la dématérialisation de toutes les procédures communales pour simplifier la relation entre les administrés et la commune (état civil, inscriptions aux services communaux, urbanisme, etc.)

Service élections : Assurer la responsabilité du service élections
- Accueil physique et téléphonique, renseignement du public
- réception et traitement des demandes (inscriptions, radiations, modifications, procurations, etc.) gestion de la liste électorale
- Suivi des enquêtes électorales
- préparation des dossiers élections, organisation des scrutins (logistique, préparation des bureaux, formation, tenue du bureau centralisateur, établissement des PV, etc.)
- Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Collaboration et échanges avec le service Etat Civil/Affaires Générales

Fonctionnaire ou non titulaire de catégorie B Rédacteur
bac + 3 en droit public apprécié
Expérience similaire exigée
Commission de recrutement prévue le vendredi ...
COMPETENCES REQUISES

Savoirs
- Connaissance du code électoral, de la législation relative aux élections et des procédures administratives liées aux élections et aux affaires générales
- Connaissances de l’environnement territorial et de la règlementation liée aux services à encadrer
- Connaissance des règles de la FPT, du fonctionnement d’une collectivité (circuits de validation et procédures administratives)
- Cadre réglementaire de l’accès aux documents administratifs et de leur communication, Droit des citoyens dans leur relation avec l’administration
- Règles budgétaires et comptables des collectivités
- Techniques d’accueil, gestion du stress et des conflits
- Techniques et outils de communication : langage professionnel, qualités rédactionnelles avérées

Savoirs faire
- Pratique du management, connaissance des techniques d’animation d’équipe et de conduite de réunion
- Pratique des techniques et outils de planification -gestion du temps et de pilotage de l’activité : tableaux de bord, rapport d’activité
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, gestion de plusieurs logiciels métier dont GFI EP)
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Rédiger des documents de synthèse administratifs, des procédures, courriers
- Aptitudes à la conduite du changement, au travail transversal et d’équipe, aptitudes relationnelles et au dialogue.

Savoirs être
- Leadership, relationnel affirmé
- Organisation, rigueur, méthode
- Sens de l’initiative et de la transmission d'informations, anticipation et réactivité
- Discrétion et secret professionnel
- Diplomatie, sens du contact et des relations avec la population, les élus, les institutions (INSEE, Préfecture, Mairies et les partenaires, etc.)

Rémunération entre 25 et 30 K euros selon profil et expérience