RESPONSABLE DES ARCHIVES ET DOCUMENTATION

RESPONSABLE DES ARCHIVES ET DOCUMENTATION

Gérer et coordonner les activités du service des archives et documentation

Gestion administrative et budgétaire:
- Coordonner et contrôler l’organisation interne du service, mobiliser les compétences de l’équipe sous sa responsabilité
- Élaborer les budgets, assurer la gestion comptable, suivi des commandes et des relations avec les fournisseurs
- Assurer la gestion du courrier, rédaction de rapport annuel d’activités, élaboration et mise à jour de tableaux de bord

Gestion des archives:
- Réceptionner, collecter, trier, classer les documents provenant des services versants
- Organiser le traitement de l'information : enregistrer, analyser, classer, indexer par des techniques documentaires appropriées
- Synthétiser les documents à des fins culturelles ou juridiques
- Gérer et enrichir un stock et un flux d'informations dans un système informatisé facilitant la recherche, la consultation et la communication
- Répondre aux demandes d’information des services et du publics dans le cadre réglementaire

Gestion de la documentation:
- Analyser des besoins, rechercher, sélectionner l’information, quel que soit le support, répondant aux besoins des usagers
- Mettre à disposition ou diffuser l'information et les documents par l’élaboration de produits documentaires répondant aux besoins des usagers
- Réaliser, à la demande, des recherches ou des études sur des sujets spécifiques

Encadrement d’une équipe:
- Piloter, suivre et organiser les activités de ses agents
- Évaluer les contributions individuelles et collectives
- Gérer le planning des congés et des absences

Connaissances théoriques:
- Bonne connaissance des enjeux liés aux NTIC, à l’histoire et aux institutions
- Notions en droit administratif

Compétences techniques ou méthodologiques:
- Capacités d'initiative, rédactionnelles et d'analyse
- Maîtrise des outils informatiques courants et de logiciels informatiques qui influent sur les activités en termes d'accès, de stockage, de diffusion et de production
- Capacité à animer une équipe

Aptitudes et comportements relationnels:
- Méthodique et rigoureux
- Anticiper les demandes et adapter le niveau de recherche aux savoirs et aux spécificités techniques des usagers.
- Sens du service public, du travail en équipe et de la confidentialité
- Se conformer à des méthodes rigoureuses de recherche et de gestion des informations.