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Responsable des baux, des assurances et de la sécurisation des actes (H/F)

 Ville de ORLY     Titulaire ou contractuel


ville orly 94 recrute
11/12/2018

Descriptif et missions

Ville de ORLY recrute :
Responsable des baux, des assurances et de la sécurisation des actes (H/F)

MISSION DU SERVICE
La Direction de l’administration juridique et des instances assure la sécurisation, la centralisation et la gestion des actes, la gestion des instances (Conseils, commissions, bureaux municipaux), des assurances et des baux de la commune. Elle est également en charge de la gestion des contentieux, des plaintes et du conseil juridique.

FINALITE DU POSTE
Sous la responsabilité de la Directrice de l’administration juridique et des instances, l’agent assure la supervision et l’encadrement d’un agent en charge des actes et des assurances de la commune. Il vérifie la légalité et le contenu juridique des actes (délibérations, décisions, arrêtés-).
En lien avec les services de la commune, il sécurise et rédige les baux (commerciaux, habitation, jardins-) et assure leur gestion et leur suivi administratif, juridique et financier.

ACTIVITES PRINCIPALES ET SPECIFIQUES

Sécuriser et rédiger les baux de la commune :

Conseiller et analyser les types de baux à conclure ;
Analyser les clauses des différents contrats ;
Travailler en étroite collaboration avec notamment la Direction du développement urbain et la Direction des services techniques avant et après la rédaction des baux ;
Rédiger et sécuriser juridiquement les baux de la commune (commerciaux, habitation, mise à disposition-) ;
Gérer et assurer la signature des baux avec les preneurs, les locataires ;
Gérer et suivre administrativement, juridiquement et financièrement les baux ;
Participer aux états des lieux d’entrée et de sorties ;
Rédiger les courriers de suivi et de relance ;
Suivre et alerter en cas d’impayés locatifs en liaison avec la direction
des finances et des ressources internes ;
Mettre en place des tableaux de bords et tenir une base à jour des baux et contrats ;
Anticiper la stratégie de renouvellement des baux en liaison avec la Direction du développement urbain ;
Renouveler les baux arrivant à échéance ;
Anticiper les contentieux éventuels et alerter ;
Travailler en étroite collaboration avec notamment la Direction des finances et des ressources internes pour valider notamment les évolutions de loyers en conformité avec les baux signés.

Sécuriser juridiquement les actes de la commune et contrôler leur gestion:

Manager, coordonner et animer l’agent gestionnaire des assurances et de la sécurisation juridique des actes ;
Vérifier la légalité et le contenu juridique des actes (délibérations, décisions, arrêtés-) avant leur enregistrement ;
Veiller à la sécurisation juridique des actes, des registres et des recueils administratifs de la direction ;
Veiller à la dématérialisation des actes au contrôle de légalité de la direction ;
Travailler en liaison avec l’agent gestionnaire des instances sur la sécurisation des actes, registres et recueils.

Participer à la négociation et à la définition des besoins de la collectivité en matière d’assurances et sécuriser la gestion des assurances de la commune :

Définir, négocier, gérer et suivre des polices d’assurances :
Analyser les besoin et définir les types et modes d’assurances adaptés aux risques ;
Procéder à l’élaboration des marchés publics d’assurances si besoin ;
Assurer un suivi et un contrôle administratif, juridique et financier des contrats ;
Suivre les réunions d’expertises et les référés expertises ;
Conseiller quant à l’opportunité des déclarations ;
Superviser la gestion et le suivi des sinistres ;
Superviser la coordination de la gestion des assurances entre la commune et ses établissements publics ;

Assurer le suivi et le contrôle administratif, juridique et financier dans les domaines liés à l’activité du poste ;
Elaborer les marchés publics liés à l’activité du poste.

Activités complémentaires aux activités principales si besoin :
Polyvalence des agents au sein de la direction :

Assurer la gestion des instances : Assurer le secrétariat des bureaux, des commissions et des conseils municipaux ; Transcrire les rapports, décisions et délibérations ; Convoquer les membres ; Diffuser les rapports ; Centraliser et numéroter les délibérations et décisions ; Dématérialiser et transmettre des actes au contrôle de légalité ; Etablir les procès-verbaux, les comptes rendus et relevés de décisions des instances ; Procéder à l’affichage et à la publication des actes et du compte rendu des conseils ; Ventiler les délibérations et décisions aux Directions concernées ; Etablir et finaliser le registre des délibérations et des décisions ; Etablir et sécuriser le recueil des actes administratifs.

Profil recherché

COMPETENCES ET POSTURE PROFESSIONNELLE

1/Savoirs Faire /savoirs techniques
Connaissance de la fonction publique territoriale ;
Maîtrise du droit public ;
Maîtrise du droit des baux ;
Maîtrise des assurances ;
Maîtrise des procédures de marchés publics ;
Capacité à encadrer une équipe ;
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique) ;
Techniques d'élaboration de tableaux de bord et de suivi de gestion.

2 /Savoir être
Sens du service public ;
Capacités managériales, de communication, de concertation et d’écoute ;
Qualités relationnelles affirmées ;
Travail en équipe ;
Capacité à s’adapter ;
Sens des responsabilités et autonomie ;
Sens de l’organisation, méthode, rigueur, réactivité, esprit d’initiative ;
Dynamisme ;
Polyvalence ;
Discrétion, confidentialité, devoir de réserve ;
Qualités rédactionnelles ;
Ponctualité et disponibilité.

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS

Description de la collectivité



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