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RESPONSABLE DE POLE ADMINISTRATIF DU CTM (H/F)

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 Ville du PRE SAINT-GERVAIS     Titulaire


ville pre saint gervais 93 recrute
14/11/2017

Descriptif et missions

Ville du PRE SAINT-GERVAIS recrute :
RESPONSABLE DE POLE ADMINISTRATIF DU CTM (H/F)

Sous l’autorité du Responsable du Centre Technique Municipal, l’agent est chargé de :

- L’encadrement des agents du pôle administratif (contrôle les tâches effectuées par les agents du pôle administratif)
- La gestion du secrétariat du Pôle Administratif et de la Direction du Centre Technique Muni-cipal (réception et transmission des messages, diffusion et rédaction des courriers et mails, gestion des appels, saisie des congés, saisie des heures supplémentaires, compte rendu de réunions, tableaux de bords, demandes de déménagements, classement, archivage)
- La préparation et suivi des budgets de l’ensemble du CTM, en lien avec le directeur du CTM, établissement des bons de commande, enregistrement des factures, suivi des ta-bleaux de bord des services
- Traitement des arrêtés municipaux (rédaction, vérification, suivi et diffusion des arrêtés mu-nicipaux)
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Rédiger des notes synthétiques
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux formations
- Gestion de l’information, classement et archivage de documents, réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers, photocopier et assembler des documents, synthétiser et présenter des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation
- Planification et suivi des agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous, rensei-gner des tableaux de suivi des activités du service, Assurer l’organisation logistique des réu-nions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Utiliser des logiciels et des progiciels, référent(e) pour le progiciel ASTECH, interlocuteur privilégié du prestataire pour le développement des applications, la connaissance de CIRIL Finances
- Gestion des demandes, des heures effectuées, congés et vérification des plannings.
- Produits d’entretien, établissement des tableaux de bords et suivi des dépenses en étroite collaboration avec les services demandeurs
- Accueil des interlocuteurs du CTM, services, riverains, prestataires, candidats sur place ou par téléphone en veillant à la bonne image de la commune

Profil recherché

- Titulaire d’un Bac + 2 de type BTS assistant de direction
- Capacité d’encadrement et d’écoute des agents.
- Capacité à faire évoluer les pratiques des agents.
- Capacité d’initiative d’autonomie et de réactivité
- Savoir gérer les urgences
- Rigueur dans la rédaction et relecture des écrits
- Sens du travail en équipe et avec les autres services
- Accueil physique et téléphonique du public
- Sens du service public

La collectivité offre des conditions d’emplois attrayantes tant en termes de rémunération que d’actions sociales :

Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Prime de fin d’année
CNAS, moments de convivialités et restaurant municipal

Description de la collectivité

La Ville du Pré Saint-Gervais emploie près de 400 agents, titulaires ou contractuels, qui répondent aux besoins des 18 000 habitants de la commune, les Gervaisiens, dans les domaines de la voirie, de l'aménagement urbain, de la petite enfance, de l'éducation, de la jeunesse, de l'action sociale, de la culture…
Rejoindre la Mairie du Pré Saint-Gervais, c'est exercer une mission de service public au contact des habitants sur un territoire dynamique et riche de projets, tout en bénéficiant d'une évolution de carrière au sein d'une collectivité ' à taille humaine '.



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