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RESPONSABLE DU SERVICE DES ACCUEILS AUX USAGERS (H/F)

Localisation recruteur Ville de ORLY    status candidat Titulaire ou contractuel


ville orly 94 recrute
RESPONSABLE DU SERVICE DES ACCUEILS AUX USAGERS (H/F)
26/10/2020

Descriptif et missions

Ville de ORLY recrute :
RESPONSABLE DU SERVICE DES ACCUEILS AUX USAGERS (H/F)

Sous l’autorité du Directeur Relations à la Population, le responsable gère et coordonne les activités du service des accueils aux usagers de la ville d’Orly.

ORGANISATION DU SERVICE :
- Organiser et suivre les fonctions et missions des agents en lien avec le plan de charge du service.
- Gérer les questions RH des agents (formation, congés, absences, évaluation de l’équipe, gestion des conflts-).
- Conduire des réunions, définition des objectifs opérationnels et suivi de leur mise en œuvre.
- Reporting auprès du directeur sur les activités du service des accueils aux usagers.
- Coordonner le fonctionnement et l’organisation du pré-accueil, du guichet familles (inscriptions scolaires, calcul du quotient familial etc-) et des demandes de logements.
- Organiser et développer la polyvalence des missions des agents.
- Elaborer des règlements des activités en lien avec les directions gestionnaires (CCAS, logement, Affaires scolaires, etc-).
- Suivre des plannings des campagnes d’inscription, de facturation et de communication : réalisation des plaquettes d’Information au public en lien avec les directions concernées, organisation des modalités d’inscription (logements et affaires scolaires)
- Concevoir des tableaux de bord de mesure de l’activité du service des accueils aux usagers et d’aide à la décision: statistiques, analyse des besoins des familles, nouvelles propositions d’évolution relative à l’accueil du public.
- Vérifier et actualiser des procédures de saisie et de gestion des données par les agents.
- Gérer des médailles du travail : suivi financier et gestion des dossiers des administrés.

COORDINATION DES METIERS DU SERVICE :
- Coordonner l’état civil et les titres sécurisés (passeports et CNI).
- Sous l’autorité du directeur, assurer le suivi de l’ensemble des procédures liées à l’état civil (reconnaissance, naissance, mariage, auditions préalables et décès).
- Gérer les événements publics telles que les noces d’or, de diamant, baptême civil, etc.
- Définir des règles de paramétrage des activités sur les logiciels métiers.
- Développer des nouvelles procédures de dématérialisation des actes d’état civil (COMEDEC).
- Accompagner les agents dans le développement des nouveaux outils logiciels (Mélodie, Maestro, Maëlis, Clic-rdv).
- Gérer le logiciel de prises de rendez-vous entre les administrés et la Ville d’Orly (Clic-rdv).
- Contrôler et suivre les activités financières liées à la Régie Ville (en lien avec le régisseur principal): respect des procédures, des rétro plannings, des contrôles et traçabilité des opérations.
- Contrôle et suivi de la production de la facturation des activités et des procédures d’encaissement.
- Elaborer et suivre le budget du service des accueils aux usagers.

DEVELOPPER LA QUALITE DES ACCUEILS :
- Assurer et garantir la qualité du lien entre les agents d’accueil et les familles.
- Participer à l’amélioration de l’accueil du public dans le cadre de la démarche qualitative de la Ville d’Orly.
- Participer aux actions de modernisation du service public : dématérialisation des procédures d’inscription, de paiement, de communication, etc.
- Accompagner le service sur la gestion des conflits en accueil.
- Superviser la gestion des bornes d’accès aux informations institutionnelles (Impôts, CAF, Conseil départemental du Val-de-Marne, etc.).
- Interlocuteur auprès du référent départemental pour les permanences du Conseil départemental du Val-de-Marne.
- Optimiser la gestion des flux et les temps d’attente des administrés.

Profil recherché

Savoirs Faire /savoirs techniques :
- Connaissance des règles de la Fonction Publique Territoriale,
- Connaissance des circuits de validation et des procédures administratives,
- Cadre réglementaire de l’accès aux documents administratifs et de leur communication,
- Techniques et outils de management,
- Techniques d’animation d’équipe et de conduite de réunion.
- Outils de pilotage de l’activité : tableaux de bord, rapport d’activité, statistiques,
- Maitrise des Outils informatique : Word, Excel, logiciels de gestion des inscriptions et facturation,
- Maîtrise ou Connaissance des logiciels métiers (Maestro, Mélodie, Colbert, Clic-rdv, etc).
- Techniques d’accueil, gestion du stress et des conflits,
- Techniques et outils de communication
- Technique et outils d’organisation, de planification et de gestion du temps.

Savoir être :
- Discrétion,
- Rigueur,
- Sens des responsabilités,
- Sens du service public,
- Sens de l’initiative,
- Réactivité,
- Anticipation
- Disponibilité.
- Travail d’équipe, sens de l’organisation, aptitudes relationnelles et au dialogue.
- Savoir accompagner le changement
- Gestion de la communication ascendante et descendante.

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS

ville orly 94 emploi

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