Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Responsable de l'unité accueil - Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS

Responsable de l'unité accueil

Localisation recruteur Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS    status candidat Titulaire ou contractuel


rosny bois 93 recrute
Responsable de l'unité accueil
11/08/2020

Descriptif et missions

Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS recrute :
Responsable de l'unité accueil

L’agent encadre et organise le travail des agents qui composent l’unité accueil.

L’agent répartit son temps entre les deux postes de travail de l’unité (accueil physique et standard) et ses fonctions d’encadrement



Missions principales :

Encadrer le travail de l’unité et manager l’équipe
-Etablir les plannings et suivre leur exécution, anticiper et gérer les absences et les congés et gérer les heures supplémentaires et les récupérations
-Organisation de la répartition du travail sur les différents postes au sein de l’équipe et gestion des imprévus
-Assistance, conseil et gestion de l’ensemble des agents de l’unité au quotidien
-Conception et mise en place des nouvelles procédures dans le cadre de la modernisation de l’accueil
-Déploiement du processus de démarche qualité (rédaction d’instructions etc.)
-Définition des orientations et des priorités en matière d’amélioration des procédures et du travail de l’équipe
-Animation des réunions de service et gestion de leur suivi
-Comptes rendus hebdomadaires au chef de service
-Gestion des dossiers réservés avec l’équipe de direction du service
-Gestion et centralisation des échanges de l’unité avec les autres services
-Encadrement et supervision des temps forts trimestriel (mise à jour et diffusion de l’annuaire etc.)
-Etre garent du reporting quotidien à l’autorité territoriale



Tenir l’accueil téléphonique (standard) de l’hôtel de ville

- Assurer l’accueil téléphonique du standard général

- Filtrer les appels,

- Renseigner et orienter les interlocuteurs,

- Interroger les interlocuteurs pour bien cerner la demande,

- Savoir identifier le besoin précis et la personne ou le service désiré

- Basculer les appels vers les bons services en fonction des informations recueillies auprès de son interlocuteur

- Composer les numéros pour les responsables et leur passer la communication,

- Effectuer des recherches de numéros et d’informations sur Internet.

- Se tenir informé et mettre à jour quotidiennement le répertoire, outil de travail du standard

- Faire la procédure de mise à jour trimestrielle de l’annuaire de la collectivité

- Se tenir quotidiennement informé de tous les évènements et manifestations sur la ville par le biais d’internet



Tenir l’accueil physique de l’hôtel de ville
-Poser les - bonnes questions - pour une compréhension du besoin,
-Etre capable d’identifier le besoin en fonction des informations délivrées par l’usager ou l’intervenant extérieur
-S’assurer d’avoir bien cerné le besoin des personnes
-En fonction de cela :
-orienter les interlocuteurs vers la bonne personne ou le bon service de la collectivité ou des services publics quel qu’ils soient
-informer les interlocuteurs des évènements, manifestations ou prestations à leur disposition
-Accompagner les personnes en difficulté physique jusqu’au service désiré
-Réceptionner toutes les livraisons et se charger de la récupération par les services destinataires
-Réceptionner des plis et tenir à jour le registre de suivi et des objets (badges, clefs) et en assurer la remise au collègue ou service concerné.
-Gérer le besoin et la diffusion des multiples documents remis aux usagers émanant des autres services
-Gérer la diffusion des notices et formulaires propres à l’unité et être force de proposition auprès de la hiérarchie pour proposer une information documentaire actualisée et de qualité
-Gérer l’affichage de l’accueil
-Gérer l’accès aux deux parkings de la Mairie
-Gérer le distributeur d’eau
-Gérer les - événements - situés à l’accueil (collectes des déclarations d’imposition, appels au vote divers, distribution de graines, remise des disques bleus, collecte des bouchons et des piles etc.)
-Gérer le photocopieur situé dans le hall et aider les usagers à s’en servir
-Gérer le parc Mairie des vélos électriques

- Enregistrement de tous les types de courriers déposés à l’accueil

- gérer le calendrier et le planning de la semaine (réunions internes et externes)

- gérer l’ouverture de la porte du fond qui donne accès aux escaliers, ascenseur et salles

- gérer les rendez-vous des élus et services par téléphone ou physique

- tenir la comptabilité de la petite caisse pour la photocopieuse et effectuer de la monnaie aux usagers
-l’ouverture et la fermeture des portes de l’Hôtel-de-Ville en cas d’empêchement des gardiens

Se tenir au fait des services proposés sur la Ville et des évolutions de l’organigramme



Participer à d’autres tâches ponctuelles

Participer à des tâches administratives au sein de l’unité citoyenneté


Officier lors des cérémonies

- Prendre en charge le protocole lors des cérémonies et événements (mariages, parrainages civils, Inaugurations,-) :
-Préparation des lieux,
-Accompagnements des cortèges,

Organisation de la cérémonie ou de l’événement (placement du public, prise de parole etc.)

Profil recherché

Connaître les techniques d’accueil physique et téléphonique

Compétences techniques :

Maîtriser l’utilisation d’internet, du pack office et d’un standard (POPC)

Compétences comportementales :
-Être discret,
-Savoir travailler en équipe
-Être soigneux dans sa présentation
-Être poli
-Être disponible
-Avoir du suivi dans son travail
-Savoir gérer son stress dans les situations fréquentes d’affluence physique ou téléphonique
-Être ouvert
-Connaître les différents services et prestations proposées, les services de la ville et les noms des collègues référents
-Être diplomate
-Etre patient


Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Amicale du personnel
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • RIFSEEP

Description de la collectivité

Rattachée à la Métropole du Grand Paris (MGP) et à l’établissement public territorial Grand Paris Grand Est (GPGE), Rosny-sous-Bois compte 45 000 habitants, gère un budget de près de 100 millions € et emploie plus de 1 100 agents.

La ville est à la fois résidentielle et active avec, notamment, les centres commerciaux Rosny 2 et Domus qui ont un rayonnement régional. Elle comprend 25% de logements sociaux et trois quartiers inscrits en politique de la ville. Desservie par les autoroutes A86, A3 et A103, elle est reliée à Paris par le RER E (19 minutes de Saint-Lazare). Territoire de projet à fort potentiel, elle sera reliée au métro d’ici 2022 (prolongation de la ligne 11), ainsi qu’au Grand Paris Express d’ici 2025 (ligne 15 Est).

rosny bois 93 emploi

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