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Secrétaire administratif (ve)

Localisation recruteur Ville de ORLY    status candidat Titulaire ou contractuel

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ville orly 94 recrute
Poste ouvert en recrutement
21/04/2021

Descriptif et missions

Ville de ORLY recrute :
Secrétaire administratif (ve)

Rattaché(e) à la directrice du service, le.la secrétaire administratif.ve est chargé(e) d’apporter une aide permanente à la directrice dans les missions qui lui sont dévolues en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, de suivi et gestion de dossiers spécifiques pour l’ensemble de la Direction.

Accueil et information :
Accueillir, informer et orienter les agents,
Réceptionner filtrer et orienter les appels,
Gérer les demandes d’information et les réclamations (compte rendu à la hiérarchie)

Gestion administrative :
Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités de la directrice.
Organiser et participer aux réunions : rédiger l’ordre du jour, envoyer les convocations, préparer les dossiers en lien avec les réunions, Rédiger et diffuser les comptes rendus,
Rédigez et transmettre les courriers, notes, rapports
Elaborer et suivre les tableaux de bord : absences agents, congés, vacataires, protocoles.

Finances :
Etablir les demandes de devis des différents achats,
Saisir les bons de commande sur l’outil CIRIL,
Participer au suivi et avancement des marchés publics et contrats,
Suivre la planification des marchés à passer ou à renouveler, alerter la direction.

Logistique :
Saisir et suivre les demandes d’intervention.
Saisir et suivre les demandes sur COLBERT.

Ressources Humaines :
Suivre les dossiers agents.

Missions spécifiques à la restauration :

Gérer les effectifs en respectant les procédures mise en place en collaboration avec la responsable du service,
Suivre les tableaux de bord des effectifs
Transmettre les informations ascendantes et descendantes au sein des équipes

Profil recherché

Savoir-faire/savoirs techniques :

Connaissance de l’environnement territorial
Connaissance en comptabilité publique
Connaissance de la règlementation en matière de restauration collective
Maitrise des outils bureautiques
Savoir élaborer et rédiger des rapports, notes et compte-rendu

Savoir-être :

Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
Rigueur et discipline
Polyvalence
Travailler en transversalité
Anticipation, réactivité
Qualité relationnelle et d’écoute

Formation en assistanat et expérience significative

37h30 Hebdomadaires 8h...h30 – 14h – 17h30

Rémunération statutaire, RIFSEEP, prime annuelle, CNAS, COS, Participation transport, Participation mutuelle et/ou prévoyance

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS

Description de la collectivité

La Ville d’Orly est située dans le Département de Val de Marne (94) en Ile de France et compte 23 515 habitants.

Bordée par la Seine et à moins de 10 km de Paris, la commune d’Orly accueille sur son territoire l'aéroport mondialement connu de Paris-Orly.

Orly est membre de l’Etablissement Public Territorial du Grand Orly Seine Bièvre.


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