Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - SECRETAIRE A LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES - Ville de ORLY

SECRETAIRE A LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES

Oups... Il semblerait que quelqu'un ait trouvé son bonheur juste avant vous. Ce n'est pas grave, le vôtre n'est certainement plus très loin...

Offres similaires





Vous souhaitez recevoir les offres similaires à celle-ci par e-mail ?

CRÉER UNE ALERTE




 Ville de ORLY     Titulaire


ville orly 94 recrute
26/04/2019

Descriptif et missions

Ville de ORLY recrute :
SECRETAIRE A LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES

L’agent chargé de secrétariat, organise son activité autour de missions classiques (courrier, agenda et rendez-vous, classement, accueil -) et spécifiques (gestion de dossiers) en transversalité pour l’ensemble des membres de la Direction et en binôme avec un autre agent du service.

1/Activités principales :

Traitement du courrier de l'ensemble de la direction (support papier, fax,etc.) ; le dispatching des courriers étant assuré par l'Assistante de Direction
Gestion des agendas électroniques des Directeurs et agents de maîtrise (sauf DST),
Transmission au Guichet unique des prévisions de RDV chaque vendredi AM
Gestion du carnet d'adresses de la DST,
Accueil physique et téléphonique, organisation des rendez-vous et des séances de travail, élaboration et suivi de la fiche de transmission de message, réservation de salles, organisation des déplacements , vidéoconférences, etc.
Préparation de dossiers : charte courrier, fiche de présentation,
Prise de notes, rédaction et mise en forme les courriers ou comptes rendus,
Classement et archivage (numérique et papier).

2/ Dossiers spécifiques :

COLBERT
Assistance et suivi de la Gestion sur COLBERT,
Saisie de demandes de la DST ou exceptionnelle,
Extractions statistiques spécifiques,
Rapports d'activités et bilans des demandes.

COMPTABLITE – FINANCES
Saisie de bons de commande et suivi,
Extraction budgétaire à la demande et mensuellement (consommations de crédits, lignes marchés -),
Contrôle des dépenses (pièces comptables - révisons de prix) par les Techniciens : suivi de la check-list,
Suivi financier de certaines concessions,
Gestion et suivi de l'exécution budgétaire, alertes.

MARCHES PUBLICS ET CONTRATS
Assistance au Suivi et avancement des marchés publics et contrats (en binôme),
Suivi de la planification des marchés à passer ou renouveler, alerte,
Contrôle statistique des couts de prestations,
Suivi de l'Insertion sociale en lien avec la DDU,
Aide au contrôle de l'exécution administrative et budgétaire des marchés.

DRH
Suivi des horaires, heures supplémentaires, accidents de travail, maladies, Suivi des EPI, CACES & Habilitations, assermentations,
Suivi du plan de formation.

COMMUNICATION
Synthèse mensuelle à destination du service Communication interne ou externe,
Récupération d'informations auprès des techniciens (mensuels),
suivi du tableau de gestion des informations, suivi des festivités.

EPT 12 – GOSB
Gestion des procédures liées aux déchets, dépôts sauvages -,
Suivi et gestion des bacs de collecte,
Suivi de la redevance spéciale.

SUBVENTIONS EN LIEN AVEC LA DIRECTION DES FINANCES
Elaboration d'un cadre type de dossier de subvention, diffusion,
Rédaction et mise en forme de dossiers de subventions,
Elaboration du cadre type du dossier patrimonial et diffusion,
Suivi des recettes d'origine domaniale,
Suivi des recettes, Suivi de la prospective Recettes à long terme, Orientation des dossiers.

AUTORISATIONS C Voirie, C Route, C Santé, Hygiène, C Domaine, CG3P -

Rédaction d'autorisations liées aux occupations du Domaine Public, à la circulation
Maintien et suivi de l'évolution des règlements : voirie, arrêté permanent, santé, hygiène
Suivi, affichage, transmission, tenue du registre - des arrêtés
Suivi administratif des concessionnaires
Convocation, frappe des procès-verbaux des commissions de sécurité

BILANS ET RAPPORTS D'ACTIVITES
Établit les rapports d'activités de chaque service, avec des indicateurs de qualité et de cout
Diffuse les écarts (moyenne Ville / strate -)
Réunion bimensuelle
Suivi de l'évolution des dépenses de fluides et énergies, alertes
Suivi certains bilans en lien direct avec le Cabinet : n- Vert -

GESTION ADMINISTRATIVE DES VEHICULES & ENGINS
Carburant, consommables, édition des moyennes et des écarts
Livret de conduite, règlement d'utilisation
Suivi de la procédure d'attribution : chauffeur, permis, autorisation de conduite, contrôle des véhicules, suivi des accidents ...)
Suivi de la sinistralité, de l'état du Parc, bilans -.

Hygiène Urbaine
Planification actions 3D : dératisation, désinsectisation, désinfection de bâtiments ou réseaux d'égouts communaux
Gestion des chats 'libres'
Planification Instruction de permis de détention et suivi des opérations de captures animales, des animaux morts ou errants


Fiche Projet
Mise en place et suivi des fiches projets

Dossiers du DST (en cas d'absence de l'assistante du DST)
Suivi du dossier Inter G : en lien avec la Commande Publique, les Services Financiers -. (tableau de suivi, réunions, transmission
Contrôle du respect des règles administratives propres à la collectivité
Préparation des dossiers pour le bureau municipal et le conseil municipal (rapports)

Profil recherché

1/ Savoir-faire/savoirs techniques:
Rédiger des rapports des courriers relatifs aux diverses problématiques du poste.
Etablir des tableaux de bord.
Utiliser l’outil informatique (Excel, Word).
Utiliser des logiciels professionnels de gestion (Finances, techniques -)

2/ Savoirs / connaissances théoriques:
Connaissance de l’Environnement juridique territorial du milieu des Services Techniques (approche des différents textes règlementaires : Codes des marchés publics, CCAG Travaux, Guide interne de la commande publique, Comptabilité publique, Code de la Voirie, de la Route, de l’Hygiène -.).

3/ Qualités
Esprit de synthèse.
Bonne écoute.
Confidentialité et discrétion.
Organisation.
Autonomie

Formation en Secrétariat, expériences dans d’autres collectivités ou d’autres services sur des missions similaires

Relations internes à la collectivité: tous les services

Relations externes à la collectivité : les prestataires et les organisations publiques

- Horaires/temps de travail : 37h30
- Contraintes particulières : (En cas d’événements exceptionnels, participation à une astreinte, réunion en soirée-)

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS

ville orly 94 emploi

POSTULER À CETTE OFFRE en 20s

 OU 
Votre CV
doc, docx, pdf, odt, txt ou rtf. < 2Mo


Votre lettre de motivation
doc, docx, pdf, odt, txt ou rtf. < 2Mo

ou

Démarquez-vous ! en personnalisant la lettre de motivation ci-dessous
............. vos coordonnées ici............
.............................................................
.................................................................................................................................................................
................................................................... développez ici ...................................................................
.................................................................................................................................................................



Votre e-mail




Ces offres pourraient également vous intéresser :







PARTAGER