Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Secrétaire des élus - Ville de PALAISEAU

Secrétaire des élus

offre emploi ville palaiseau 91
Collectivité : Ville de PALAISEAU(91)
Cadre d'emploi : Adjoint administratif territorial-AAT
Filière : Administratif
21/04/2018 Métier  Direction générale
Catégorie : C
Statut : Titulaire ou contractuel
Lieu de travail :
PALAISEAU (Île-de-France)

Type d'offre : Fonction publique territoriale
Type de contrat : CDD ou titulaire
Expérience : 2 à 3 ans
Rémunération : Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Date limite des candidatures :  15/05/2018


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ville palaiseau 91 recrute

Descriptif et missions

Ville de PALAISEAU recrute :
Secrétaire des élus

Sous l’autorité du Directeur du Cabinet du Maire, vous êtes chargé(e) de faire la jonction entre les élus et l'administration et d’apporter une aide permanente aux élus dans la gestion des agendas, d'organisation de la vie professionnelle et d'accueil afin de leur permettre d'effectuer à bien leurs missions. Une relation de confiance entre les élus et le secrétariat est absolument nécessaire. En effet, vous êtes garant de leur image.

- Gestion de leurs agendas
- Insertion des dates de CM, BM, Commissions, manifestations
- Gestions des rendez-vous
- Intégration du RDV dans l’agenda de l’élu concerné
- Signaler les rendez-vous et autres réunions à l’accueil
- Réserver la salle qui convient
- Accueil physique et téléphonique
- Recevoir, filtrer, transmettre, renseigner.
- Ventilation du courrier + savoir dispatcher les courriers
- Distribution des parapheurs mis en signature
- Organisation et planification des réunions
- Besoins matériels
- Gestion de la salle des élus
- Gestion astreinte élus (planning sur plusieurs trimestres)
- Gestion et commande papier photocopieur (local technique/cuisine)
- Commande agendas et fournitures
- Publipostage et envoi invitations commémorations
- Interface avec les services.
- Relation avec l’État-Civil pour mariage
- Tableaux mariages
- Remplacement des secrétariats du Cabinet lors des congés/absences
- Planning congés élus

Profil recherché

- Formation en secrétariat requise
- Autonomie, rigueur
- Polyvalence et sens du travail en équipe
- Capacité à transmettre les informations
- Sens de l’équité et de la confidentialité
- Forte adaptabilité

Avantages liés au poste

  • Régime indemnitaire
  • NBI

Avantages collectifs au travail

  • Chèques vacances/loisirs

Description de la collectivité

La Ville de Palaiseau se doit d'apporter aux quelque 30 000 Palaisiens un service public de qualité.
Elle exerce directement un certain nombre de compétences déléguées par l'Etat (en matière d'urbanisme, de logement, d'éducation, d'action sociale, de sport etc.). Elle a, pour sa part, délégué à des organismes de coopération intercommunale d'autres compétences (ordures ménagères au Syndicat des Ordures Ménagères de la Vallée de Chevreuse, développement économique et environnement à la Communauté d'Agglomération du Plateau de Saclay par exemple).

Les priorités décidées par les élus sont mises en œuvre par les services municipaux qui, sous la direction du directeur général des services, sont répartis en départements thématiques et 27 services.



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