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Secrétaire - Semur en Auxois

Localisation recruteur CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA COTE D OR    status candidat Titulaire

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conseil general cote or 21 recrute
Poste ouvert en recrutement
19/07/2021

Descriptif et missions

CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA COTE D OR recrute :
Secrétaire - Semur en Auxois

- Assure le secrétariat de l’Agence sur le site de Semur-en-Auxois :
o enregistre le courrier, en assure le classement, le suivi et l’archivage,
o rédige les courriers et notes produits par l’encadrement ainsi que les comptes rendus de réunions,
o assure le suivi de l’agenda du Responsable d’Agence,
o organise les congés et permanences à l’accueil du service.

- Assure l’accueil physique et téléphonique de l’Agence :
o renseigne et dirige les usagers vers le bon interlocuteur,
o veille à la présence d’un agent aux horaires de permanence du Service.

- Assure la gestion du personnel au niveau de l’Agence :
o réalise le suivi des congés, déplacements, formations de l’ensemble du personnel de l’Agence sur le site de Semur-en-Auxois,
o assiste les agents dans leurs démarches liées au déroulement de carrières.

- Instruit et rédige les arrêtés de circulation :
o instruit et rédige les arrêtés de circulation,
o s’assure de la cohérence avec les autres actes de gestion du domaine public,
o assure le suivi des délais, procède au classement et à l’archivage des dossiers.

- Assure le remplacement d’un(e) collège absent(e) :
o durant l’absence d’un(e) collègue, assure l’instruction des dossiers de demande de subventions des Communes, enregistre et assure le traitement des pièces de comptabilité les plus urgentes en lien avec l’Adjoint au Responsable d’Agence.

Contexte particulier :
- sens de l’accueil et goût pour les relations humaines
- goût pour le travail d’équipe
- rigueur et discrétion
- travail en commun avec le site de l’Agence basé à Arnay-le-Duc
- en cas de besoin, durant l’absence prolongé d’un personnel, assure l’accueil et le secrétariat à Arnay-le-Duc.

Profil recherché

TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES

Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quelque soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers ( ordre du jour, convocations, procès verbal)

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES

Rédiger des documents à caractère juridique (contrats, arrêtés, conventions,...)
Utiliser les fonctions usuelles de mise en page de document afin d’élaborer et de présenter tout type de document (courriers, notes, dossiers, ...)
Instruire et suivre l’attribution des demandes de subvention
Connaître le vocabulaire professionnel et les procédures administratives
Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité ou de l'établissement
Faire preuve de discrétion professionnelle et de réserve
Formaliser les demandes émanant des services du pôle et d'autres directions et définir un cadre de réponse
Représenter la collectivité dans le respect des valeurs qu'elle porte
Collecter des documents nécessaires à l'instruction d'un dossier

Avantages collectifs au travail

  • Charte managériale
  • Charte des valeurs/éthique
  • Démarche de conseil/protection des agents
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Amicale du personnel
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
  • Régime indemnitaire
  • ARTT

Description de la collectivité

Le Département de la Côte d’Or (21) est situé en Région Bourgogne Franche Comté et compte 533 213 habitants
Son siège est situé à Dijon.
A seulement 1 h 30 de Paris, la Côte-d’Or est un département dont la renommée n’est plus à faire : près de 9,1 millions de nuitées touristiques ont été réalisées en 2016 et son attractivité est en constante progression.
Aujourd’hui comme hier, la Côte-d’Or déploie ses richesses patrimoniales. La couleur des flamboiements du vignoble sous le soleil d’automne lui a donné son nom.


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