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Secrétaire de mairie

Localisation recruteur COMMUNE DE LA BUISSIERE    status candidat Titulaire ou contractuel

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Secrétaire de mairie
25/03/2021

Descriptif et missions

COMMUNE DE LA BUISSIERE recrute :
Secrétaire de mairie

La personne recrutée sera en compagnonnage avec la secrétaire partante, jusqu'à fin juin. Avantages: 13ème mois, tickets restaurant, participation à la mutuelle, participation à la prévoyance, COS 38. Horaires de travail à définir en lien avec la maire et la deuxième secrétaire Temps partiel possible, avec possibilité d'absence le mercredi.

Missions et activités du poste Assurer l’assistance et le conseil aux élus - Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal - Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques - Elaboration et suivi de tableaux de bord, registres Assurer la préparation et le suivi du travail avec les élus - Préparer et suivre le conseil municipal - Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal et les actes administratifs du maire - Préparer et suivre les réunions et commissions - Garantir le traitement du courrier, rédiger des courriers Elaborer des documents administratifs et budgétaires, marchés publics - Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires - Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs - Rédiger, gérer et suivre les marchés publics Préparer les budgets et garantir la gestion financière de la commune - Préparer le budget avec les élus - Garantir le respect des prévisions budgétaires - Préparer et suivre des dossiers de subventions - Réaliser des analyses financières permettant d’informer et d’éclairer les élus Comptabilité - Titres, mandats, opérations d’ordre - Suivi des bons de commandes / facturation - Suivi des immobilisations et des amortissements - Comptabilité d’engagement Assurer la gestion du personnel et garantir le suivi des carrières - Suivre les carrières du personnel (du recrutement à la retraite) - Réaliser les paies et l’établissement des états annuels - Assurer le suivi des temps pour l’ensemble des agents (congés, gestion des absences et récupérations) - Gestion des arrêts - Elaborer le plan de formation et en assurer le suivi - DADS/ DSN Assurer l’accueil physique et téléphonique - Renseignement, orientation des habitants - Constitution et enregistrement des dossiers de recensement militaire - Gestion des demandes de salles, assurer le suivi sur les aspects matériels avec les services techniques : demande de matériel - Suivi des dossiers des étrangers (accueil, séjour, naturalisation -) - Autorisations diverses, permis de détention de chiens dangereux - Autorisations de débit de boisson - Pré-inscription des enfants à l’école - Relevés cadastraux Suivre les dossiers liés à l’état civil - Rédaction des actes de décès et des documents annexes, des actes de mariage, des actes de reconnaissance, préparation des dossiers de mariage, enregistrement des avis de naissance - Tenue des actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, pacs etc.) et établissement ou mise à jour de livrets de famille - Traitement des demandes d’actes de naissance, livret de famille - Demandes notariales - Relations avec l’INSEE Assurer le bon déroulement des élections - Préparation et organisation des élections - Tenue des listes : inscriptions / radiations - Préparation de la commission administrative, présence - Tableaux de préparation des scrutins - Permanence lors des scrutins Suivre les dossiers liés au cimetière - Délivrance de concessions, renouvellement, gestion du fichier et mise à jour des plans et des registres sur le logiciel (o multimédia) - Procédures de reprises de concessions - Mise en application de la législation funéraire Suivre les dossiers liés à l’urbanisme, police de la voirie - Renseignement aux usagers - Registre des autorisations d’urbanisme - Enregistrement, gestion, affichage, instruction réglementaire - Rédaction des arrêtés, contrôle de conformité, alignement - Renseignements des notaires, déclaration d’intention d’aliéner Aides sociales - Remise des dossiers d’aide pour les personnes handicapées Allocations Personnalisées d’Autonomie, Aide sociale - Traitement des dossiers d’aide sociale communale (bons alimentaires-) Assurer le suivi des assurances, des contentieux, des contrats de maintenance - Actualisation et suivi des assurances pour le personnel et la commune - Actualisation et suivi des contrats de maintenance - Suivi des contentieux Activités secondaires : archivage

Profil recherché

Données relatives au poste Conditions d'exercice - Travail en bureau - Travail en binôme avec une secrétaire à temps non complet, qui assure le remplacement pendant les absences - Amplitude horaire variable en fonction des obligations liées à la fonction : conseils municipaux, élections, pics d'activité liés aux échéances budgétaires - Devoir de réserve et sens du service public Autonomie et responsabilité - Polyvalence et autonomie demandée - Les dossiers sensibles et conflits, sont traités en direct par le Maire Relations fonctionnelles - Relations permanentes avec le public - Echanges permanents d'informations avec le maire et occasionnellement avec le conseil municipal - Contacts, échanges d'informations, coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité, communes), Etat (trésorerie, DDT), associations, organismes divers. Compétences requises Compétences professionnelles et techniques - Savoir faire des recherches documentaires sur des sujets à traiter, à partir de ressources fiables et officielles - Fonctionnement général des collectivités territoriales - Connaissances des Instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes, - Maîtrise des procédures budgétaires et comptables (nomenclature M14) - Connaissance de base sur la législation des marchés publics, - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,...) - Logiciels spécifiques : Berger Levrault (evolution, gestion du personnel, eGRC), VisuDGFIP, ... - Nombreuses interfaces des organismes partenaires, bonne maîtrise de l'informatique, internet, SIG apprécié - Règles communes à la rédaction des actes d'Etat Civil - Procédures relatives au mariage - Techniques rédactionnelles administratives - Pouvoir de police du maire Qualités relationnelles - Sens de l'organisation - Efficacité - Savoir gérer les priorités - Confidentialité - Adaptabilité aux interlocuteurs et à la diversité des sujets traités - Sens du dialogue et écoute du public - Calme, réserve et politesse - Capacité d'analyse et de synthèse, - Sens du service public - Méthode et rigueur - Autonomie, Initiative - Discrétion

Avantages liés au poste

  • Ordinateur portable
  • NBI

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Abonnement COS ou CAS

Description de la collectivité


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