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Secrétaire de Mairie

Localisation recruteur Mairie de Vendegies sur Ecaillon    status candidat Contractuel

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Poste ouvert en recrutement
08/06/2021

Descriptif et missions

Mairie de Vendegies sur Ecaillon recrute :
Secrétaire de Mairie

1. Assistance et conseil aux élus :
- Préparer et assister aux réunions du Conseil Municipal et établir le compte rendu
- Convoquer et suivre les travaux des différentes commissions locales
- Rédiger les délibérations du Conseil Municipal dans le respect des règles d'usage (contrôle de légalité)
- Elaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques (limites et contraintes des projets à mener)
- Conseiller juridiquement et techniquement le Maire dans le cadre des points périodiques
- Répondre aux demandes des élus et assurer la transmission d'information sur le cadre de travail en collectivité relevant du droit public
-Accompagner les élus sur la conduite de projets (stratégie, plannings, organisation)
-Gérer les dossiers liés aux projets de la collectivité
- Accompagner la communication de la collectivité et coordonner la cohérence des différents supports
2. Élaboration des documents administratifs et budgétaires :
- Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
- Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire des dossiers administratifs
- Préparer et suivre l'exécution des budgets
-Assurer les retours à la trésorerie et à la DDFIP, assurer les diverses déclarations (TVA, FCTVA, PES...)
- Rédiger, gérer et suivre les marchés publics et les mises en concurrences inférieures au seuil (supervision la passation des bons de commande)
- Suivre le niveau de trésorerie de la collectivité et lancer le recouvrement des recettes et les mises en paiement en fonction de l'état de la dette
- Suivre les emprunts des différents budgets en cours, diagnostiquer l'état d'endettement de la commune, proposer des mesures correctives
- Suivi et supervision des régies de recettes de la commune
- Assurer le suivi financier et technique, les dépôts de dossiers et les demandes extérieures de subvention
3. Gestion des affaires générales :
- Accueillir et renseigner la population, les partenaires directs de la collectivité (en lien avec les agents d'accueil de la commune)
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire (notes, arrêtés, décisions, ...) et les actes d'état civil (sous délégation de signature du Maire)
- Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
- Définir les modèles administratifs propres à la collectivité pour toutes les thématiques relevant des affaires générales
-Instruire divers dossiers en cas d'absence notamment dans les domaines de l'état civil, les élections, l'urbanisme, l'aide sociale
- Assurer l'archivage légal des divers documents produits par la collectivité (organisation et triage, classement, archivage)
-Traitement et ventilation des courriers et courriels entrants pour assurer leur bonne instruction en des délais raisonnables
-Gérer les biens communaux : gestion des relations et des baux avec les locataires, gestion des réservations de salles communales en lien avec le personnel administratif, gérer le suivi des travaux en lien avec les services techniques, assurer la passation des contrats réglementaires et de suivi de la maintenance bâtimentaire, gestion des répartitions des temps de ménage sur les différents équipements (école, salles...)
- Assurer le suivi des inscriptions à l'école, lien avec le directeur, refacturation des charges, fonctionnement de la cantine et des agents / lien parents
-Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les différents partenaires institutionnels de la commune et non institutionnels - associations locales

4. Management des agents municipaux :
- Piloter l'organisation des services de la collectivité (plannings)
- Créer des outils RH structurants (règlement intérieur, fiches de poste...) et tableaux de bords divers (tableau des emplois, DU, suivi de carrière ...)
- Préparer le plan de formation des agents et assurer leurs inscriptions dans divers organismes (à titre accessoire suivi des formations des élus)
- Assurer la réalisation des paies et le suivi des absences (congés, maladie ...)
- Assurer les déclarations mensuelles, trimestrielles, annuelles auprès es organismes sociaux (URSSAF, PAS, DADS-U et DSN...)
- Optimiser les processus de travail des agents en réorganisant les taches, impulser et mettre en œuvre les démarches d'amélioration continue des services municipaux
-Assurer les différents recrutements dans les limites prévues au budget

Profil recherché

SAVOIR FAIRE :
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs, respecter les délais réglementaires ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
SAVOIR ÊTRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
LOGICIELS
- Maitrise de la suite logicielle COSOLUCE appréciée
- Connaissance du logiciel comptable HELIOS
- Familiarité avec les tableaux de suivi classique des collectivités
- Connaissance des différentes plateformes employeur

Avantages collectifs au travail

  • Régime indemnitaire

Description de la collectivité




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