Secrétaires chargées d'accueil - Espaces des Solidarités Départementales (ESD)

Secrétaires chargées d'accueil - Espaces des Solidarités Départementales (ESD)

CONTEXTE DU POSTE

Le/la secrétaire chargé(e) d'accueil est le/la premier(ère) interlocuteur(trice) des personnes s'adressant à l'Espace des Solidarités Départementales (ESD). Son rôle est donc essentiel : gestion des temps d'attente, sérénité dans la relation aux usagers, pertinence de la réponse apportée ou de l'orientation indiquée, qualité des indications données aux intervenants sociaux.
Il/elle assure également des fonctions d'assistance aux membres de l'équipe pluridisciplinaire.

MISSIONS PRINCIPALES

Accueillir physiquement et/ou téléphoniquement : écoute, première évaluation, information et/ou orientation du public. Ce travail peut, le cas échéant, être mené en lien avec un intervenant social.
Mettre en œuvre des réponses de premier niveau : information quant aux rendez-vous avec les intervenants sociaux et aux documents nécessaires, aide au renseignement de documents administratifs, instruction de demandes dans le domaine de l'accès aux droits, etc.
Exercer les fonctions de régisseur (gestion des Chèques d'Accompagnement Personnalisé, des actions collectives ou éducatives mises en œuvre par les travailleurs sociaux).
Avoir chaque jour une vision de l'activité de l'ESD : réunions, permanences, consultations de nourrissons, gestion des rendez-vous et des plannings, etc.
Préparer, gérer et suivre les diverses procédures administratives relatives à l'activité des pôles thématiques de l'ESD (Enfance-Famille, Insertion Accès aux Droits, Prévention-Médiation-Sécurité).
Préparer, gérer et suivre les diverses procédures administratives (protection de l'enfance, Fonds de solidarité départemental et d'initiatives sociales (FSDIS), Revenu de solidarité active (RSA), mesures d'accompagnement, etc.).
Mettre en forme et éditer des courriers, comptes rendus, documents divers et tableaux de bord.
Gérer le courrier : réception, enregistrement, diffusion, envoi.
Organiser le classement, l'archivage, la documentation.
Prendre part à la mise en œuvre des orientations du projet de Direction (évolution des pratiques professionnelles, observation sociale, Projets sociaux de territoire, etc.).

COMPÉTENCES REQUISES

Aisance relationnelle et sens de l'écoute.
Techniques de communication, capacité à gérer des situations de stress.
Connaissance du fonctionnement et des activités des services de la collectivité, ainsi que des compétences des organismes administratifs tiers.
Connaissance des dispositifs sociaux : Revenu de Solidarité Active, protection de l'Enfance, dispositif pour les personnes âgées et handicapées.
Bonne capacité rédactionnelle (courrier, note, rapport, etc.).
Bonne maîtrise des outils informatiques et de comptabilité.
Sens de l'initiative, forte capacité de travail et esprit de solidarité.
Sens de l'organisation, du travail en équipe, rigueur, autonomie et grande discrétion.
Disponibilité (contraintes horaires liées à l'accueil).