Assistant(e) de la Direction communication et événementiel (H/F)

MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE

Assurer les tâches administratives

• Assurer le secrétariat de la direction de la communication et de l’événementiel (accueil physique et téléphonique, mise en forme des courriers de la direction, traitement des mails et des courriers, organisation des rendez-vous et des réunions)


• Rédaction des décisions et délibérations


• Mise en ligne de l'agenda des manifestations sur Système B et Outlook


• Gestion du stock de fournitures pour les agents du service

Gérer les outils de pilotage et de suivi de la direction de la communication et de l’événementiel

• Répertoire des actions de communication et événementiel


• Suivi des consommations budgétaires du service


• Participation à l’élaboration du budget


• Suivi des recettes liées à l’insertion publicitaire

Assurer le lien entre le service et les différents prestataires des services communication événementiel

• Demande de devis auprès des prestataires et validation du budget auprès des différentes directions


• Coordination avec le prestataire pour les livraisons


• Établissement des bons de commande (communication et autres services)


• Vérification des devis, des factures, des bons de commande et de livraison

Accompagner les opérations de communication et événementiel

• Gestion de l'affichage administratif


• Veille à la bonne distribution des supports de communication de la municipalité au sein des services et chez les usagers


• Lancement des campagnes de mailing et d’invitations groupées


• Appui aux chargés d’opérations évènementielles dans le cadre des évènements


• Appui administratif au Pôle éditorial essentiellement à la relecture du magazine municipal

SPÉCIFICITÉS DU POSTE

• 37h30


• Pics d’activité à prévoir en fonction des événements municipaux


• Télétravail possible


• Fatigue oculaire


• Stress

Diplôme(s) / Qualification : Diplôme de niveau 4 (BAC) - Expérience similaire

Cadres d’emploi : Rédacteur / Adjoint administratif

Savoirs et savoir-faire : 

• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Open office...)
• Bonne maîtrise du français à l'oral et à l'écrit
• Connaissance du protocole et des règles de bureautique
• Bases en comptabilité publique et marchés publics
• Rédaction de courriers professionnels et de petits contenus
• Gestion de bases de données
• Accueil téléphonique et physique
• Gestion des commandes dans le cadre de marchés publics