Chargé·e d'accueil / Coordinateur·trice administratif·ve H/F

Contexte :

Sous la responsabilité de la Direction de l'EHPAD, l'agent est en charge de l'accueil téléphonique et physique de l'EHPAD ainsi que du secrétariat général. Il.elle concourt à la coordination administrative générale et au volet administratif de la démarche qualité de l'établissement en collaboration avec l'assistant.e de direction.

Activités principales :

- Assurer la permanence de l'accueil physique et téléphonique - Participer à l'information des visiteurs, des prestataires, des fournisseurs, des résidents, des familles - Assurer un renseignement clair, fiable à ces interlocuteurs et assurer une stabilité du service administratif - Réceptionner des appels pour des demandes d'admission dans l'établissement - Pré-sélectionner des dossiers sur Viatrajectoire (plateforme de réception des dossiers de demande d'admission) en fonction des appels reçus, du degré d'urgence, les envoyer au médecin coordinateur et à l'Infirmier.ère coordinateur.trice afin de faire évaluer le volet médical En collaboration avec l'assistant.e de direction : - Coordonner la gestion documentaire de l'établissement - S'assurer du contrôle des visites (registres, pass sanitaire...) - S'assurer de la transmission de l'information ascendante et descendante - Mettre à jour les tableaux de bord pour le suivi administratif des résidents - Trier, distribuer, réexpédier et classer le courrier des résidents et de l'établissement - Suivre l'affichage et la planification des menus en lien avec la cuisine - Classer et archiver les documents et les dossiers - Effectuer des tâches administratives diverses (demande de devis, envoi et réception des commandes, secrétariat...) En l'absence de l'assistant.e de direction: - Saisr les bons d'engagements, enregistrer les factures et certifier les constats de services faits sur le logiciel Grand Angle - Créer les dossiers administratifs (entrée du résident, demande APL, CAF, ouverture droits, MAJ dans logiciel Netsoins) En qualité de gestionnaire déconcentré.e suppléant.e : - Saisir les absences maladies dans Pléiades et les transmettre à la DRH - Transmettre et aider à la complétude des dossiers d'accidents de travail - Accompagner les agents dans les démarches administratives internes à la collectivité (CET, congés...RH en ligne) - Coordonner administrativement les contrats de travail (interface entre l'agent et service Paie Carrière pour signature et transmission de documents au centre RH DGSA)

Activités spécifiques :

Sous la responsabilité et en lien avec la Direction et le COPIL de l'établissement, assurer la mission de référent démarche qualité : - Participer aux réunions du COPIL et réunions inter-services en lien avec la démarche qualité - Assurer un soutien administratif aux services dans la mise en oeuvre des actions d'amélioration et des indicateurs associés - Assurer le suivi administratif des groupes de travail (compte-rendus), planning et affichage de la qualité

Savoirs :

- Respecter les règles de sécurité et de discrétion - Observer, écouter et comprendre les résidents et les familles - Avoir le sens des relations humaines - Etre capable de travailler en équipe et en binôme avec l'assistant.e de direction - Savoir chercher les informations auprès de l'équipe pluridisciplinaire (soin, animation, cuisine, hébergement...) et auprès des résidents en perte d'autonomie - Savoir organiser son travail, prendre des initiatives et réaliser, sous la responsabilité de la direction, les tâches concernant les attentes des résidents - Communiquer chaque information reçue au service concerné

Compétences
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

Capacités rédactionnelles et organisationnelles.

Aptitude à gérer plusieurs missions simultanément.

Sens de la confidentialité et du respect des procédures.

Qualités attendues
Excellent relationnel et sens de l'accueil.

Écoute, empathie et bienveillance.

Rigueur, autonomie et polyvalence.

Esprit d'équipe.

Capacité à faire face à des situations sensibles ou complexes.


EC20926