Secrétaire H/F

Intitulé du poste : Secrétaire du Service Santé au Travail - Pôle Direction Générale des Services - direction des Ressources Humaines

Contexte :
Au sein du Service de Santé Sécurité au Travail, la secrétaire joue un rôle essentiel dans le fonctionnement quotidien de l’équipe pluridisciplinaire auprès de laquelle elle constitue un appui administratif, en sus de ses missions propres.
Elle est aussi régulièrement en lien avec l’Assistante de Direction.

Missions :
1. Secrétariat du service :
Médecin du Travail
Assistante Sociale
Préventeur Hygiène et Sécurité
Accueil physique et téléphonique des agents.
Organisation des visites médicales
Réalisation des analyses biométriques dans le cadre des examens médicaux.

2. Hygiène et sécurité :
Organisation matérielle de la Formation Spécialisée en matière de Santé Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT)
Aménagements de poste
Suppléance de la transmission des inscriptions dans les Registres

3. Gestion administrative :
Coordination du secrétariat des instances médicales pour le Conseil Médical
Participation aux statistiques du service

4. Action sociale :
Gestion administrative des offres de logement
Participation à la déclaration annuelle du Fonds pour l’Insertion
des Personnes Handicapées dans la Fonction
Publique (FIPHFP)
Gestion des secours d’urgence
Organisation de l’arbre de noël

5. Correspondante CNAS :
Gestion des adhésions
Tenue à jour de la liste des adhérents
Instruction des demandes
Transmission des dossiers
Participation aux réunions organisées par le CNAS

6. Communication en interne :
Préparation d’articles pour le journal interne en fonction des actualités

Missions secondaires

Tenue à jour des dossiers médicaux des agents

Accompagnement du Médecin du Travail lors des déplacements pour les visites médicales en territoire.

Tableau de suivi des visites et gestion de la périodicité.

Prise de note et mise en forme des courriers.

Intranet : mises à jour des pages du service.

Aide à la préparation des convocations pour la F3SCT, constitution des dossiers et rédaction des Procès-verbaux.

Comptes-rendus de réunions.
Gestion administrative en lien avec l’Assistante Sociale du personnel.

Gestion comptable.
Participation aux réunions préparatoires de l’arbre de Noël (Ville de Gap en 2023)
Recensement des enfants présents (en ligne via l’Intranet)
Gestion de la commande des places de spectacle
Diffusion des places de spectacle