Agent.e de programmation évènementielle et métiers d’art - Offre 1042 H/F

MISSION : il.elle accompagne le chargé de programmation culturelle et événementielle de la direction dans ses missions, participe à l’accueil protocolaire et à l’organisation des animations et événements du château en lien avec les équipes. Il.elle accompagne le pôle musée et patrimoine ainsi que le chargé de mission culture/événementiel dans la mise en œuvre des projets Métiers d’art.

ACTIVITES

Assistance à la programmation culturelle, événementielle et métiers d’art du château

·  Assiste le chargé de programmation dans l’organisation, la préparation et le suivi des dossiers et réunions liés à la programmation culturelle et à sa communication

·  Participe à l’accueil et à l’organisation des animations et événements en lien avec les équipes du château

·  Recense les besoins en catering et en prestations « traiteur », sollicite les devis et assure le suivi des commandes

·  Recense les besoins liés au déplacement, à l’hébergement et à la restauration des artistes et intervenants

·  Participe à l’organisation protocolaire des animations du château

·  Assure le lien entre les compagnies artistiques programmées, le chargé de mission culture/événementiel, le régisseur technique et au besoin le chargé de sécurité

·  Transmet aux artistes toutes les informations nécessaires à leur déplacement

·  Assure le lien avec le service protocole du conseil départemental

·  Assiste les responsables du château dans l’organisation, la préparation et le suivi des dossiers relatifs aux projets des métiers d’art

·  Participe aux différentes réunions inhérentes à la programmation et en assure les comptes rendus et transmission aux agents concernés

·  Assiste les autres pôles du château selon les besoins

Spécificités

·  Est amené.e à travailler les soirs et les week-ends

·  Assure le traitement des courriers en cas d’absence de l’agent de gestion financière administrative

·  Peut être amené à se déplacer

·  Permis B obligatoire

Compétences techniques :

Maîtrise l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité

Rédiger des courriers simples

Mettre en forme les documents selon la charte graphique

• Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Internet

• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité

Compétences stratégiques :

Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence

Etre en capacité d’alerter en cas de dysfonctionnement dans la mise en œuvre de la programmation,

Filtrer à bonne escient les appels téléphoniques

Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail

Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative

Savoir anticiper

Transmettre fidèlement les messages et attirer l’attention sur un problème éventuel

Compétences relationnelles :

Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté

Maîtriser les techniques d’accueil protocolaires, du public et liées à l’accueil des compagnies artistiques

Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

Travailler en équipe pluridisciplinaire

Créer de bonnes conditions d'accueil

Promouvoir l’image de la direction/du service auprès des interlocuteurs

Faire preuve de diplomatie