Responsable territorial.e accueil - Offre 3648 H/F

MISSION : Le. la reponsable territorial.e accueil pilote le projet d’accueil et encadre hiérarchiquement les secrétaires médico-sociaux.ales des Maisons départementales des Solidarités (MDS).

Il/elle apporte une assistance administrative au.à la responsable territorial.e et l’appuie dans le développement des projets partenariaux et plus spécifiquement dans le domaine de l’accès aux droits.

Il/elle exerce son activité sur l’ensemble du territoire.

ACTIVITES

Management et gestion des ressources humaines

Pilote l’activité, la répartition de la charge de travail et l’animation de l’équipe des secrétaires médico-sociaux.ales (SMS) : organisation, réunion de travail, logistique, régulation, répartition de moyens, gestion des cycles de travail, suivis des congés…

Participe au recrutement des équipes, évalue leurs compétences et contribue au développement professionnel (identification des besoins en formation, entretiens professionnels annuels…)

Exerce une autorité fonctionnelle sur les assistant.e.s POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI en travail social (AATS) dans le cadre de l’organisation de l’accueil, en lien avec le responsable de service social en MDS

Veille à la bonne articulation des secrétaires médico-sociaux.ales avec les autres missions (SSD, ASE, PMI)

Pilotage et animation du projet d’accueil de la MDS

• Elabore et anime le projet d’accueil des MDS du territoire conformément au référentiel accueil

• Est garant.e de la continuité de service et de la qualité du service rendu au public sur les différents sites des MDS

• Assure le suivi des méthodes et outils propres au secrétariat dans une logique d’harmonisation : SI Social, tableaux de suivi, documentation, archivage

Appui au pilotage de l’activité et à l’organisation des MDS

• Apporte une assistance administrative au.à la responsable territorial.e des solidarités en MDS dans l’animation des projets de développement social (notamment du réseau territorial d’accès aux droits ..) et l’animation des MDS (partage d’infos etc..)

• Est force de proposition dans l’organisation de la MDS et ressource auprès des cadres de la MDS

• Se coordonne, avec les fonctions ressources du territoire, pour le bon fonctionnement des MDS  

• Est l’interlocuteur.trice des Archives départementales pour l’archivage des dossiers de la MDS et alerte les secrétaires de MDS  sur les échéances à tenir

• Organise les conditions matérielles d’accueil des nouveaux arrivants

• Participe à l’accueil de stagiaires en matière de secrétariat

Contribution à l’élaboration des politiques publiques de Solidarités

• Contribue à l’élaboration des orientations de la ligne métier des responsables territoriaux accueil (RTA) pilotée par POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI responsable de l’accès aux droits et relations à l’usager

• Participe aux réunions départementales des responsables POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI accueil (mise en place d’outils communs, échanges de pratiques professionnelles…)et au comité territorial Solidarités

• Est garant.e de la déclinaison et de la mise en œuvre des orientations départementales de la ligne métier SMS sur le territoire.

Activités spécifiques à décliner par territoire

·  Assure le suivi administratif de la CTASF (Coordination territoriale des aides sociales facultatives) : suivi adhésions, organisation des comités de pilotage et des commissions, suivi financier

·  Travaille en réseau avec les autres assistantes du territoire (secrétariat de direction, AATS, …)

·  Nombreux déplacements sur le territoire des MDS

·  Permis B valide indispensable

·  Est référent.e IODAS pour les utilisateurs des MDS de son territoire.

Compétences techniques :

• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité

• Connaître l’ensemble des politiques de solidarité

• Rédiger des courriers, des  notes et des comptes rendus de réunions

• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)

• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité

• Maîtriser les techniques de management

• Savoir élaborer des outils de suivi

• Savoir utiliser des outils de suivi

• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter

• Connaître les principes de base du classement des archives

Compétences stratégiques :

• Intégrer les priorités de la direction/service dans la planification et la gestion du secrétariat

•  Savoir manager une équipe

• Savoir anticiper

• Etre capable de prendre des initiatives

• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence

• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter

• Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail

• Piloter l’activité : planifier, coordonner, contrôler et évaluer

Compétences relationnelles :

• Connaître les techniques d’accueil téléphonique et physique

·  Mobiliser et animer une équipe

·  Prévenir et réguler les dysfonctionnements et les difficultés comportementales

• Animer ou conduire des réunions  

• Savoir faire respecter des règles/des échéances

• Faire preuve de diplomatie

• Savoir se rendre disponible

• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers