Secrétaire du service Gestion technique des routes - Offre 1398 H/F

MISSION : il (elle) est chargé(e) d’assurer le secrétariat des responsables de service Gestion Technique des Routes et Nouvelles Mobilités, ainsi que l’ensemble des activités de secrétariat des deux services.

ACTIVITES

Secrétariat des services et assistance des responsables

• Rédige les courriers de réponse et/ou d’accompagnement des services

• Effectue la saisie, la mise en forme de courriers et notes et le suivi des envois

• Assure la gestion administrative et informatique des dossiers (tri, classement, archivage), élabore et suit des tableaux de bord (dossiers techniques, conventions…)

• Participe aux réunions de service et en rédige les comptes-rendus

• Accueille et renseigne par téléphone et par mails

• Gère les éléments logistiques des agents du service (réservation de salles, véhicules, …)

• Assure la gestion du stock de fournitures de bureau

• Assure la gestion des agendas et congés des agents

• Organise les réunions techniques avec tous les interlocuteurs concernés et formalise les invitations

• Participe à l’élaboration et la mise en page des pièces techniques des marchés publics gérés par les services

Suivi administratif

• Est chargé(e) du traitement du courrier : ouverture, enregistrement, suivi des courriers signalés sur le logiciel courrier et ventilation de l’ensemble du courrier

• Procède à la saisie et la mise en forme des rapports et projets de délibérations et les insère sur le logiciel AirDélib

• Assure le suivi administratif des ordres de services des différents marchés publics des services (classement par marchés, tableau de bord de suivi administratif, tableau de bord de suivi quantitatif…)

• Elabore les procédures liées aux activités des services et en assure le suivi et la mise à jour

• Suit et met à jour les données administratives liées aux activités du service GTR dans le référentiel routier du SIR

• Assure le suivi administratif des diverses conventions (travaux, régularisation, financement, délégation MOA…) en lien avec DIM ETR, GFI, les STAMS et les communes

Spécificité

•Contribue au suivi administratif et financier du contrat de partenariat public privé hauts débits (suivi des contrats et conventions, veille sur l’application des clauses contractuelles, …)

• Supplée la secrétaire de la Direction Infrastructures et Mobilité en cas d’absence et selon les contraintes du service sur les missions courantes (gestion du courrier, accueil téléphonique, logistique, rapports AirDélib, …).

Compétences stratégiques :

• Être capable de prendre des initiatives

· Être en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence

· Filtrer à bon escient les appels téléphoniques

· Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel

Compétences relationnelles :

• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté

• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

• Faire preuve de diplomatie

• Savoir se rendre disponible

• Coopérer avec les autres services de la direction

Compétences techniques :

• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité

• Rédiger des courriers simples

• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage, …)

• Mettre en forme les documents selon la charte graphique

• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité