Assistant administratif et financier – Voirie Réseaux Divers (F/H)

Placé sous l’autorité hiérarchique du chef de service Administratif et Financier, l’assistant(e) administratif(ve) travaille dans une équipe de 5 personnes, en binôme avec une Assistante administrative.
Le service administratif et financier
La Direction Territoriale Est est rattachée à la Direction Générale des Services Techniques. Son secteur d’intervention est celui des villes d’Issy-les-Moulineaux et de Vanves. La Direction a pour mission les thématiques liées à l’espace public de ce secteur, notamment la gestion des parcs et jardins, des déchets, de la propreté, de la voirie et de ses réseaux ainsi que l’assainissement.
Le service Administratif & Financier a un rôle de support pour les autres services comme pour la Direction, et contribue à la bonne fluidité des informations entre l’ensemble des services de la Direction et vers l’extérieur (autres services GPSO et villes).

Les missions
Relations fonctionnelles :
- Au sein de la collectivité avec : l’ensemble des services de la Direction Territoriale, les services de la Direction Administrative des Services Techniques, de la Direction Générale des Services Techniques et les services supports de GPSO (Ressources Humaines, Finances, Communication-).
- En externe avec : les cabinets, les services administratifs et techniques des villes de notre territoire, les prestataires œuvrant pour la DTE.
Encadrement d’agent : non

Le poste s’articule autour de plusieurs axes :

Administratif :
- Gérer les sinistres : information, transmission, collecte des éléments complémentaires (devis, photos-)/liaison DTE - service juridique GPSO
- Informer hebdomadairement des tableaux de permanence week-ends et jours fériés des équipes Régie, Contrôleurs Cadre de Vie / Qualité de la voirie
- Suivre les dossiers administratifs et mettre en place les procédures (en lien avec le réseau administratif)
- Commander des fournitures de bureau pour la DTE
- Gérer les demandes de bacs (We-bacs)
- Organiser et animer les réunions de service
- Être l’interlocuteur de la DSI
- Réaliser la lettre mensuelle d’information de la Direction Territoriale Est
- Mettre à jour le tableau mensuel de suivi des travaux DGST
Flux information et Communication :
- Gérer les appels N- Vert / et autres appels : prise en compte et affectation à l’agent ou au service concerné.
- Gérer le courrier dans le logiciel MAARCH : affectation par service, collecte des éléments de réponse, rédaction réponse + mise en parapheur (lecture-relecture-corrections éventuelles) / visa Direction + envoi POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI ou voie postale / clôture et archivage.
- Gérer la boite courriel générique de la DTE : transmission par service + traitement éventuel selon objet.
- Rédiger les Avis Riverains d’information de travaux aux usagers dans les secteurs et villes concernés.
- Préparer et rédiger la Lettre d’Information sur les travaux programmés et menés par les services de la DTE (Voirie Réseaux Divers, campagne Régie/Mission Espace Public/Déchets et Propreté ou encore aménagement et fleurissement) / information à destination des villes du territoire est.
Réunions proximité :
- Elaborer l’ordre du jour conjointement avec tous les services
- Elaborer la présentation en séance (dossier proxi) – collecte d’informations (devis, photos, liens)
- Rédiger les comptes rendus et les transmettre aux interlocuteurs dédiés, par ville Issy-les-Moulineaux/Vanves : 1 réunion de proximité tous les mois -
Procédures règlementaires :
- Rédiger les courriers de pénalités
- Rédiger les avis sur les autorisations de Permis de Construire, les Déclarations Préalables et les autorisations de création ou modification de bateau-trottoir en lien avec les services urbanisme des villes
- Rédiger et calculer le montant de la taxe Participation Forfaitaire à l’Assainissement Collectif
Ressources Humaines :
- Déclarer mensuellement les heures des agents de la DTE
- Suivre les besoins et les planning formations / traiter les données utiles en lien avec le service Formation
- Suivre les visites médicales – transmettre les convocations aux agents, en lien avec le service Préventions
- Être Référent liaison RH – agents : absences (congés, maladie), carrière et paie, médailles, évolution des processus RH
Finances :
- Être Référent liaison Direction Administrative des Services Techniques – DTE
- Suivre le budget : bons de commandes, visas, factures, certificats d’annulation, de rattachements et de reports
- Rédiger les notes explicatives
- Suivre les conventions et marchés
- Préparer le Budget annuel – en lien et en support avec les services de la DTE
- Préparer les Demandes Modificatives – DM
Divers :
- Être force de proposition pour l’amélioration de la performance des processus existants
- Assurer la veille réglementaire, juridique et technique dans les domaines de l’espace public (déchets, propreté, voirie, réseaux divers, parcs et jardins).