Ce poste est à pourvoir à Le Kremlin-Bicêtre.
Chef d’equipe des espaces associatifs (andre maigne, carnot et buisson) (h/f)
Présentation générale
L’Espace André Maigné est un équipement municipal destiné à accueillir des associations, des habitants ainsi que des évènements et manifestations organisés par la Ville.
Sous l’autorité de la Directrice de la communication, le Chef d’équipe H/F assure la gestion la coordination quotidienne de l’Espace André Maigné, équipement principal rattaché au poste. Il veille à son bon fonctionnement, à la qualité de l’accueil des usagers, à la sécurité des locaux ainsi qu’à l’organisation des activités qui y sont accueillies.
Dans le cadre de ses fonctions, Il assure également la gestion des réservations et la coordination de l’utilisation d’autres espaces municipaux, notamment les espaces Carnot et Buisson, en lien avec les services et agents concernés.
Interlocuteur privilégié des associations, habitants et utilisateurs des équipements, il veille au respect des conditions de réservation, du règlement intérieur et au bon déroulement des utilisations.
Il encadre les agents affectés à l’Espace André Maigné et assure la coordination avec les différents services municipaux, notamment la Direction des services techniques, le service Entretien office et le service Vie associative.
VOS MISSIONS
1. Gestion et coordination de l’Espace André Maigné
• Encadrer et coordonner les agents affectés à l’Espace André Maigné ;
• Organiser et répartir les activités des agents et assurer le suivi des plannings ;
• Veiller au bon fonctionnement, à la propreté, à la sécurité et au bon état général de l’équipement ;
• Superviser les états des lieux avant et après chaque utilisation et assurer le signalement et le suivi des éventuelles dégradations ;
• Coordonner les interventions de maintenance courante et assurer le suivi des travaux en lien avec la Direction des services techniques ;
• Assurer le suivi des stocks de produits d’entretien, en lien avec le service Entretien office ;
• Identifier les besoins en équipements et contribuer à leur renouvellement : demandes de devis, comparatifs, suivi des commandes, etc. ;
• Veiller à la bonne organisation et à la sécurisation des accès, des locaux et du matériel ;
• Faire remonter à la hiérarchie toute difficulté relative au fonctionnement de l’équipement.
2. Gestion des réservations et coordination des autres espaces municipaux
• Assurer la gestion des réservations de l’Espace André Maigné ainsi que les espaces Carnot et Buisson ;
• Tenir à jour les agendas et les plannings d’occupation des différents espaces ;
• Organiser l’occupation des locaux en fonction des réservations, des contraintes techniques et des disponibles ;
• Rédiger, transmettre et assurer le suivi des contrats et conventions de réservation ;
• Répondre aux demandes des utilisateurs et les accompagner dans la préparation de leur utilisation des espaces ;
• Assurer la coordination avec les services municipaux et les agents concernés afin de garantir la disponibilité et la bonne préparation des espaces réservés ;
• Veiller au respect du règlement intérieur, des conditions de réservation et des horaires d’utilisation ;
• Assurer le suivi des éventuels incidents, dégradations ou difficultés rencontrés lors de l’utilisation des espaces ;
• Assurer les opérations liées à la régie de recettes de l’équipement, dans le respect des procédures et habilitations en vigueur.
3. Accueil et relation avec les usagers
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, principalement à l’Espace André Maigné ;
• Accueillir, orienter et renseigner les associations, habitants et autres utilisateurs des équipements ;
• Présenter les espaces et organiser des visites de l’Espace André Maigné pour les futurs utilisateurs ;
• Être interlocuteur de proximité des associations et usagers pendant leur utilisation des locaux ;
• Veiller à la qualité de l’accueil et au bon déroulement des utilisations ;
• Superviser l’installation et l’aménagement des salles en fonctions des besoins : tables, chaises, estrades, écrans, sonorisations, etc.
4. Accompagnement des manifestations et évènements
• Participer à la préparation logistique des évènements organisés par la Ville ou accueillis à l’Espace André Maigné
• Superviser l’installation et le rangement des espaces nécessaires aux manifestations ;
• Coordonner, le cas échéant, l’intervention des agents de l’équipement lors des évènements ;
• Veiller au bon déroulement logistique des manifestations accueillies sur le site ;
• Assurer, lorsque nécessaire, la coordination logistique avec les autres équipements municipaux concernés par une manifestation.
5. Missions ponctuelles
• Assurer, en fonction des besoins du service, une présence sur site lors des périodes d’utilisation de l’Espace André Maigné et veiller à son ouverture, sa fermeture et sa sécurisation ;
• Accueillir les associations utilisant d’autres équipements municipaux et assurer, lorsque nécessaire, l’ouverture de l’auditorium ;
• Participer à toute mission nécessaire au bon fonctionnement de l’équipement, du service et de la direction.
