Gestionnaire administratif H/F

Missions :

En collaboration avec les autres gestionnaires du service Administration générale : - Suivi des actes (arrêtés, décisions du président, délibérations) et de l’organisation des instances (commissions, bureaux, conseils) ;
- Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général.
Activités principales :
Suivi des actes (arrêtés, décisions du président, délibérations) et de l’organisation des instances (commissions, conseils) : - Contrôle des actes saisis par les services : vérification des dossiers, cohérence interne des pièces du dossier et externe avec actes existants, rédaction des dossiers de l’AG ; échanges avec les services et la hiérarchie sur corrections à apporter ;
- Transmission pour validation des dossiers à la hiérarchie et aux élus ;
- Convocation aux commissions, au bureau et au conseil : organisation en lien avec les assistantes des DGA, génération de l'ordre du jour et de la convocation, transmission des pièces aux élus ;
- Transmission pour signature des actes au Président ;
- Transmission au contrôle de légalité ;
- Diffusion et notification des actes ;
- Suivi des documents contractuels inhérents aux actes (conventions, contrats, etc.) notamment suivi des signatures auprès des parties contractantes ;
- Assiste et aide au suivi de la séance du conseil ;
- Rédaction, affichage et diffusion du procès-verbal ;
- Archivage papier et électronique ;
- Tenue du registre des actes ;
- Recherches d’actes.
Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général (papier et électronique) : - Scanne et indexe le courrier, saisie du destinataire et des copies ;
- Transmet l’ensemble du courrier papier aux appariteurs pour distribution.
Remplacement ponctuel des agents d’accueil.