Agent d'accueil H/F

Rattaché à la Direction Seniors, vous participez à la mise en œuvre des activités proposées aux seniors en assurant l’accueil, l’information et l’orientation du public ainsi que le suivi administratif et logistique de la structure. Vous contribuez également à la convivialité des lieux d’accueil et au bon déroulement des activités et événements de la direction. Vos missions consisteront à :

Assurer l’accueil et l’information du public

• Accueillir, informer et orienter le public et les partenaires, physiquement, par téléphone et par messagerie électronique ;

• Adapter votre discours aux différents interlocuteurs et contribuer à créer une relation de confiance avec le public ;

• Assurer la communication de la programmation et informer les usagers des activités proposées ;

• Assurer l’accueil lors des événements organisés par la Direction Seniors et sur les différents sites partenaires ;

• Garantir la convivialité des espaces d’accueil.

Assurer le suivi administratif des activités

• Gérer et suivre les inscriptions aux activités, notamment les pré-inscriptions, listes d’attente et offres en ligne ;

• Réaliser les travaux bureautiques nécessaires au bon fonctionnement de la structure ;

• Assurer le classement et l’archivage des dossiers ;

• Participer au suivi des statistiques de fréquentation et à la réalisation de tableaux de bord ;

• Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et les courriers électroniques.

Assurer la gestion logistique de la structure

• Assurer la gestion des stocks, du matériel et des fournitures de la structure ;

• Participer aux achats nécessaires à la programmation des activités ;

• Veiller au bon fonctionnement des équipements et signaler les besoins d’intervention ;

• Organiser la logistique des événements : plannings, réservations et aménagement des salles, mise à disposition du matériel ;

• Gérer l’espace de convivialité et identifier les besoins de renouvellement du matériel.

Participer à l’activité et aux projets de la Direction Seniors

• Assurer l’encaissement du public lié aux activités de la direction en qualité de régisseur ;

• Participer à l’organisation et à la mise en œuvre des événements et projets transversaux de la direction ;

• Contribuer ponctuellement à l’animation des ateliers et aux activités proposées aux seniors ;

• Créer des supports internes et participer à l’affichage et à la valorisation des activités ;

• Participer aux projets transversaux et assurer ponctuellement d’autres missions nécessaires à la continuité du service.

 Nos attentes :

• Maîtrise des techniques d’accueil, de communication orale et écrite ;

• Maîtrise des outils bureautiques et des outils de suivi administratif ;

• Connaissance des techniques de secrétariat et des principes de rédaction administrative ;

• Capacité à assurer un suivi administratif et logistique ;

• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales appréciée ;

• Permis B.

Vos atouts :

• Sens du service public ;

• Sens de l’accueil, de l’écoute et des relations humaines ;

• Rigueur et sens de l’organisation ;

• Autonomie et capacité à gérer son temps ;

• Esprit d’équipe et goût du travail en transversalité ;

• Discrétion et respect de la confidentialité ;

• Capacité d’adaptation et réactivité.

Vous souhaitez intégrer une structure qui place l’Humain et le sens du Service au cœur de ses valeurs, tout en offrant des perspectives d’évolution et de formation à ses collaborateurs  Alors rejoignez-nous !

Conditions de travail et avantages :

• Poste ouvert au cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux par voie de mutation, détachement ou contractuelle ;

• Temps de travail : 37 heures par semaine avec horaires variables ;

• Rémunération statutaire, RIFSEEP et CIA ;

• Congés annuels et 11 RTT ;

• Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun ;

• Possibilité de participation mutuelle et prévoyance ;

• Politique dynamique de formation ;

• Possibilité d’activités sportives gratuites ;

• Adhésion amicale du personnel et CNAS.