Assistant administratif (H/F)

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assurer, en collaboration avec la Responsable Administrative et Financière (RAF) et sous sa responsabilité, le suivi des dossiers au plan administratif et financier, en relation avec les services fonctionnels concernés (Finances, Commande publique, Affaires juridiques, ...) et en lien avec les services de la médiathèque.  En l’absence de la RAF, la directrice de la médiathèque est l’interlocuteur privilégié de l’assistant administratif et financier.

Participer à l’exécution et au suivi budgétaire et comptable (dépenses et recettes) :

• Saisie des engagements, liquidations ... en dépenses et en recettes,

• Compléter le tableau de suivi du budget en fonction des engagements et des liquidations et accompagner le RAF dans le suivi et l’exécution du budget,

• Accompagnement au montage et suivi des dossiers de subventions/financements (plateforme en ligne pour les dossiers DRAC/Ministère de la Culture).
  

Élaborer, dans le cadre du programme d’animations culturelles à partir des fiches projets transmises par les équipes de la médiathèque, en collaboration avec la RAF, :

• Les conventions, courriers actions culturelles, les marchés sans publicité, toute contractualisation nécessaire (vacations…) et assurer le circuit de signatures et d’envoi/notification aux partenaires de ces documents (dont suivi du tableau de bord, veille sur les renouvellements des conventions au long cours…) dans le respect des échéances de chaque action,

• Les déclarations liées à ces animations (GUSO, URSSAF Limousin, dossier RH…).

Aider à la préparation de la commission organique culture : centralisation des rapports, rédaction de rapport et de notes, tableau de suivi des délibérations, préparation des dossiers, suivi post-communautaire (notification et suivi) et en assurer l’organisation et la réalisation en l’absence de la RAF.

Faciliter l’exécution des procédures relatives aux dossiers relevant de la Médiathèque, tenir à jour des tableaux de suivi, de pilotage et alerter sur les échéances.

Gérer les déclarations à la SACEM et le renouvellement des adhésions aux associations.

Gérer les dossiers de suivi des grands retards (envoi des courriers, écritures comptables, …).

Classement et archivage de documents administratifs selon une procédure à mettre en place (matérialisé et dématérialisé) et partage des connaissances aux équipes de la médiathèque.

Assister le RAF dans la passation des marchés publics passés sans publicité : envoi des dossiers de consultation et réception des offres, mises en signature, notifications, ...

Gérer administrativement et techniquement la « Boutique » de l’établissement, en lien avec le régisseur, assurer le lien avec les partenaires institutionnels (libraires, office de tourisme…) et répondre aux demandes des usagers.

Rédiger des courriers, rapports, notes et effectuer toute tâche en lien avec le service et le cadre d’emploi.

ACTIVITÉS ANNEXES

• Assurer la continuité du service en cas d’indisponibilité de la responsable administrative et financière

• Assister, en cas de besoin, la directrice de la Médiathèque, les directrices adjointes et chefs de service du pôle sur des tâches administratives.

SAVOIRS :

• Connaissance de l’environnement territorial.

• Connaissance de l’organisation de la collectivité et de l’établissement.

• Connaissances techniques, financières et administratives : commande publique, budget, et comptabilité publique, ...
  

SAVOIR-FAIRE :

• Maîtrise des outils informatiques et du logiciel comptable CIRIL.

• Qualités rédactionnelles (maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire).

• Compétence d’analyse et capacité à communiquer (communication écrite et orale).

• Bonne culture générale.

• Capacité à travailler en transversalité.

• Autonomie, rigueur administrative et organisationnelle.

• Capacité d’anticipation, gestion des priorités et des urgences.
  

SAVOIR-ETRE :

• Discrétion et réserve professionnelle.

• Capacité à rendre compte et être force de propositions, prise d’initiatives.

• Faire preuve de disponibilité et de réactivité et d’organisation.

• Faire preuve de rigueur, de motivation.

• Sens de l’écoute et de la communication.

• Capacité à gérer les imprévus.

• Réactivité, respect des délais d’exécution.

• Autonomie et implication dans son travail.

• Travailler/collaborer en équipe.

• Savoir travailler avec les élus et la hiérarchie (respect, loyauté, ...).