Secrétaire du Maire, du Directeur et du Chef de Cabinet f/h

MISSIONS

Assurer une assistance de direction auprès du Maire, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet en garantissant l'organisation quotidienne des activités, le suivi administratif, la gestion des informations, des dossiers et de la communication, dans le respect des priorités, de la confidentialité et des délais

ACTIVITES :

- Organiser, gérer et coordonner les agendas en tenant compte des priorités et des contraintes de chacun

-  Organiser les rendez-vous, planifier et préparer les réunions, gérer les déplacements

-  Lien avec les secrétaires d’élus

-  Assurer le traitement du courrier, répondre aux appels et aux courriels, filtrer les demandes et relayer les messages

-  Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et entretiens

-  Rédiger et mettre en forme des comptes-rendus, rapports et/ou documents importants

-  Assurer le suivi administratif des demandes, décisions et dossiers confiés au Cabinet du maire

-  Garantir le respect des délais, régler si nécessaire quelques situations simples dans le respect des objectifs et priorités du Maire, du Directeur de Cabinet ou du Chef de Cabinet, gérer les aléas

-  Assurer la confidentialité des informations

-  Assurer l’organisation et la gestion des archives

-  Assurer l’interface entre le Maire, le Directeur de Cabinet et le chef de Cabinet et les services municipaux, les partenaires institutionnels et les usagers

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

-  Fonctionnement des collectivités territoriales

-  Organisation des services de la collectivité

-  Techniques d’assistanat de direction

-  Acteurs et partenaires institutionnels et privés

-  Outils bureautiques et informatiques

Savoir-faire :

-  Gérer simultanément plusieurs agendas complexes

-  Analyser et formaliser les besoins au regard d’une situation, d’une problématique ou d’un contexte

-  Rédiger des actes et documents administratifs

-  Informer, rendre compte, solliciter des arbitrages

-  Planifier, organiser et animer les réunions et groupes de travail

-  Savoir travailler en équipe

Savoir-être :

-  Capacité de réserve et de discrétion nécessaire à l'exercice professionnel

-  Disponible, Réactif, Sens des priorités, Capacité d'adaptation

-  A l’écoute, Aisance relationnelle, Esprit d’équipe

-  Sens du travail en transversalité, Diplomate

-  Autonome, Organisé, Rigoureux,

HORAIRES ET LIEU DE TRAVAIL

- Cycle AAS1 : du lundi au vendredi Plage variable 07h45-09h00 / Plage fixe 09h00-11h30 / plage variable 11h30-14h00 / Plage fixe 14h00-16h00 / Plage variable 16h00-18h00

-  Lieu : Hôtel de Ville – Place de l’Horloge – 84000 AVIGNON

CONDITIONS D’ACCES :

Diplôme en administration ou gestion des affaires, secrétariat, communication ou relations publiques souhaité

Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + prime de fin d’année

Les candidatures doivent être adressées avant le 18 octobre 2026

à l’attention de Monsieur LE MAIRE

Hôtel de Ville – Place de l’Horloge

Ou par mail : mobilite.recrutement@mairie-avignon.com