Assistante / Assistant d'élu H/F

La direction action territoriale et vie de quartier recherche pour sa mairie de quartier Saint Augustin un.e assistant.e d'élu H/F



Sous l'autorité hiérarchique du/de la secrétaire général.e de quartier, l'assistant.e d'élu.e assure un appui stratégique, administratif et organisationnel auprès de la direction du quartier et de l'élu.e de secteur.
Il. elle garantit la qualité du service public, la coordination des actions locales et le lien avec les habitants et les partenaires institutionnels.
Il.elle contribue à la préparation et au suivi des dossiers à dimension politique et territoriale dans un niveau d'exigence élevé et un contexte de proximité.


Dans ce cadre, vos missions principales seront les suivantes :



Assistanat de l'élu.e de quartier:



- Vous gérez l'agenda et organiser les rendez-vous, déplacements et permanences
- Vous préparez les réunions publiques, les événements institutionnels, y participer
- Vous assurez l'interface avec les habitants, associations et partenaires locaux
- Vous gérez les courriers, appels, mails adressés au Maire adjoint de quartier et mails (boîte Maire adjoint de quartier et boîte générique du quartier), répartition, suivi, rédaction, mise en signature
- Vous rédigez les comptes rendus, notes de synthèse, bilans et de courriers
- Vous gérez et suivez les sollicitations des administrés en lien avec les services municipaux et acteurs du territoire


Appui à la direction de la mairie de quartier:



- Vous organisez les réunions, rédigez les comptes rendus et préparez les dossiers
- Vous élaborez des notes de synthèses et outils ou documents d'aide à la décision
- Vous suivez les projets et mettre en place des tableaux de bord
- Vous centralisez et diffuser les informations auprès des équipes et des partenaires
- Vous préparez et organisez les conseils de quartier.
- Vous contribuez à l'élaboration et à la réalisation des actions de communication du quartier.


- Gestion budgétaire du F.A.Q :



- Collation des demandes de subvention.
- Gestion des attributions.
- Suivi financier des délibérations.


- Gestion du fichier des riverains.



Vous serez également en charge de certaines activités spécifiques :



- Vous suivez les dossiers de proximité avec le Secrétaire général de la mairie de quartier

- Vous assurez pour le Maire adjoint de quartier le suivi des demandes ayant trait à la situation personnelle des administrés (crèches, demande de logement, emploi,...).

- Vous suivez la diffusion de l'information destinée aux riverains par l'équipe de proximité (boîtage, courrier,...)

- Vous suivez l'organisation logistique des manifestations se déroulant sur le quartier

- Vous assurez une veille institutionnelle et territoriale

Vous avez une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel. Vous maitrisez les procédures administratives et techniques rédactionnelle. Vous savez sensibiliser aux enjeux des politiques locales. Vous avez des connaissances indispensables en bureautique et maitrisez des logiciels word, excel, outlook, power point et êtes adaptable au logiciel métier.



Vous disposez d'excellentes capacités rédactionnelles et d'analyse. Vous faites preuve d'organisation, de rigueur et de gestion des priorités. Vous avez une aptitude à travailler en transversalité et en autonomie. Vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques. Vous avez la capacité à gérer des dossiers confidentiels et sensibles.



Vous faites preuve de discrétion et sens de la confidentialité. Vous faites preuve de diplomatie et avez des qualités relationnelles reconnues. Vous faites preuve de réactivité, d'adaptabilité et d'esprit d'initiative. Vous avez le sens du service public et du travail en équipe. Vous faites preuve de loyauté et de professionnalisme ainsi que d'une grande disponibilité.
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