UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF ET BUDGETAIRE (H/F)

La direction Enfance Education comprend 200 agents permanents et une 100e d’agents horaires œuvrant au quotidien sur 14 écoles, 15 accueils périscolaires et 5 accueils de loisirs, 5 structures Petite Enfance, pour accueillir les enfants en toute sécurité et bienveillance

Rattaché(e) à la direction Enfance Education, vous travaillez en collaboration au sein de la coordination administrative et technique composée de 3 agents. Vous assistez la direction Enfance Éducation sur toute la partie administrative et travaille en collaboration avec la référente Pôle administratif et financier sur l’exécution budgétaire.

Vous assurerez les missions suivantes :

Missions :

Assister la vie professionnelle des cadres
L’agent participe à l’organisation, la gestion, la communication, l’information et d’accueil de la direction Enfance Éducation.

- Accueil physique et téléphonique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent pour toute la direction
- Gestion de la boite mail générique enfance-éducation (s’assurer du bon suivi de la réponse)
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

-Planification et suivi
- Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Contribuer à l’organisation logistique des réunions de la Direction (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents-)
- Assister la directrice adjointe sur la partie scolaire :
- Calendrier trimestriel des conseils d’école : rappels des dates, demande et réception des compte-rendus
- Suivi des demandes d’occupation des locaux
- Transmission des fiches de préinscriptions aux écoles – lien avec Brunoy Famille
- Pré commission scolaire : suivi des courriers de réponse, entrer les données sous Concerto
- Gestion des demandes des produits pharmaceutiques et du linge des écoles (stock et commandes)
- Gestion du calendrier des fêtes d’école et de la petite enfance : réception des dates, tenue à jour du tableau et informations des élus

-Assurer l’exécution budgétaire de la Direction

Il assiste la Référente administrative et financière sur l’exécution du budget de la direction :

- Rechercher les entreprises ou fournisseurs adaptés aux besoins des unités
- Saisir et suivre l’engagement des dépenses (bons de commandes)
- Suivre les réclamations et les litiges avec les fournisseurs
- Vérifier le service fait (bons de livraisons – engagements non soldés), enregistrer et payer les factures
- Suivre l’approvisionnement en matériels et mobiliers de la direction Enfance Éducation
- Renseigner les écoles sur le solde de leur budget et répondre à leurs besoins courants : demandes de mobilier scolaire, de fournitures scolaires, de tonner, de salles