Assistant.e d'Elus h/f - CDD 6 mois

Missions : Sous la responsabilité de la responsable de service et au sein d’une équipe de 9 personnes, l’agent assiste plusieurs élus sur leurs délégations respectives en termes d’organisation de réunions, de gestion d’agenda, d’information, de suivi de dossiers, d’accueil, etc. Outre les activités classiques, la mission d’assistanat est une mission d’interface relationnelle et organisationnelle.

Activités principales :
Activité d’accueil :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique : filtrer les appels entrants ; renseigner les interlocuteurs et diriger si nécessaire vers le destinataire compétent ; prendre et transmettre des messages ; accompagner et orienter les usagers.

Activité d’organisation et d’assistanat de plusieurs élus :
- Gérer l’agenda et organiser les rdv internes et externes ainsi que les déplacements ;
- Organiser des réunions : invitations, convocations, réservations salles, préparer les documents afférents ;
- Assister à certaines réunions puis en assurer la rédaction des comptes rendus et le suivi des décisions prises ;
- Réaliser des prises de notes et tableaux de bords, rédiger des courriers et comptes rendus ;
- Être l’interface avec les services, directions, partenaires et usagers ;
- Gérer les parapheurs/courriers et contrôler l’ensemble des documents soumis à la signature de l’Elu.e ;
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers ;
- Rechercher et transmettre des informations utiles à l’Elu.e en lien avec sa délégation, rédiger des notes de synthèse ;
- Trier, suivre et classer les courriers ;
- Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du service.

Dans le cadre de la permanence des Elus :
- Préparer les dossiers des usagers, accueillir l’usager, assister l’Elu.e lors de l’entretien, rédiger des comptes rendus et assurer le suivi administratif de la requête.

A savoir sur le poste :
- Horaires : 36h30 – 25 jours de Congés annuels et 9 jours de RTT.
- Période de pics d’activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et/ou de l’Elu.e.
- Obligation de réserve, de confidentialité et de discrétion