Assistant(e) de direction H/F

La Commune de Claye-Souilly recherche un(e) assistant(e) de direction pour contribuer à la préparation des dossiers, au suivi des échéances et au bon fonctionnement du secrétariat de direction générale.

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la directrice générale des services (DGS), vous assurez l'assistance administrative et organisationnelle de la direction générale et du Maire, ainsi que le secrétariat du directeur de la prévention et de la sécurité, également coordonnateur du CLSPD.

Vous travaillez en binôme et en transversalité avec l'ensemble des services, en relation avec les élus, les administrés et les partenaires.

MISSIONS DU POSTE :

- Assister la direction générale et le Maire : gestion des agendas, organisation des rendez-vous, déplacements et réunions (CODIR, comités des cadres), préparation des dossiers, suivi des échéances, relances et alertes
- Assurer l’accueil et le suivi des courriers et sollicitations : orientation des interlocuteurs, rédaction des courriers, notes et comptes rendus, gestion des circuits de validation et de signature, classement et archivage ;
- Préparer et suivre les assemblées municipales et les actes administratifs : dossiers, convocations, organisation des séances, appui à la rédaction des procès-verbaux, préparation de projets d’actes, formalités de transmission et de publication et tenue des registres, en lien avec le service juridique ;
- Assurer l’appui institutionnel et protocolaire aux élus : permanences, fichier VIP, invitations et représentations du Maire ;
- Assurer le secrétariat du directeur de la prévention et de la sécurité et l’appui administratif au CLSPD : agenda, réunions partenariales, suivi administratif des dossiers, conventions, demandes de financement et bilans, dans le respect de la confidentialité ;
- Contribuer à la continuité et à l’amélioration du secrétariat en binôme : gestion des urgences, partage de l’information, préparation des passations, actualisation des procédures et simplification des pratiques.

CONDITIONS DE RECRUTEMENT:
Poste à temps complet ;
Prise de poste : 1er décembre 2026
Rémunération statutaire, RIFSEEP, prime annuelle, CNAS, CET
Participation prévoyance et mutuelle
Temps de travail : 37 heures hebdomadaires avec 12 jours d'ARTT
Congés coordonnés avec le binôme pour assurer la continuité du service.

- Formation en assistanat de direction ou en gestion administrative, ou expérience équivalente ; expérience en collectivité souhaitée
- Connaissance du fonctionnement communal et des assemblées municipales ;
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, de la gestion électronique du courrier et de l’archivage ;
- Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe et capacité de synthèse ;
- Sens de l’organisation, rigueur, autonomie et réactivité ; capacité à anticiper, gérer les priorités, prendre des initiatives et rendre compte ;
- Qualités relationnelles, diplomatie et maîtrise de soi face aux sollicitations sensibles ; esprit d’équipe, coopération avec le binôme et les services ;
- Discrétion professionnelle, sens du service public et respect de la neutralité, de la confidentialité et de la protection des données.
EC21101